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DokumentenmanaegementVom Papier zur digitalisierten Welt

Scan-to-Process vereinfacht Dokumenten-Management
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Dokumentenmanaegement: Vom Papier  zur digitalisierten Welt
Papierberge türmen sich noch immer in den Büros dieser Welt. Die Suche nach bestimmten Informationen gleicht oft der Nadel im Heuhaufen. Je früher und nahtloser daher papierbasierte Informationen in Geschäftsprozesse integriert werden, desto größer auch das Potential für Verbesserungen und Effizienzsteigerungen in den Abläufen selbst. Scannern kommt hierbei eine wichtige Rolle zu.

Die aktuelle Herausforderung in vielen Unternehmen lautet: Wie bringe ich papierbasierte Informationen möglichst effizient in die geschäftlichen Abläufe ein, so dass sie sofort über IT-Applikationen nahtlos verarbeitet werden können? Zwar sind Scanner heute aus den meisten Unternehmen nicht mehr wegzudenken, doch vielerorts ist es gängige Praxis, die Dokumente zentral innerhalb einer Abteilung zu scannen und in digitalen Archiven zu speichern. Der Nutzwert für andere Bereiche ist damit gering. Das neue Scanner-Paradigma des Herstellers PFU hierzu heißt Scan-to-Process. Die Essenz dieses Konzepts ist simpel: Es geht darum, analoge Informationen schneller und einfacher per Knopfdruck zu digitalisieren und nahtlos in die Verarbeitungsabläufe zu integrieren. Anstatt mit dem Scan-Vorgang die Archivierung von Informationen und damit den Abschluss eines papierbasierten Vorgangs einzuläuten, bildet Scan-to-Process nun den Anfang eines elektronischen Geschäftsprozesses, an den sich Dokumentenmanagement oder Enterprise Content Management nahtlos anschließen lassen. Unternehmen können so ihre Prozesse nachhaltig effizienter gestalten und dabei auch die Archivierung der gescannten Dokumente als Teilschritt realisieren.

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Das bisher übliche Scan-to-Archive erfüllt in der Praxis rechtliche und finanzwirtschaftliche Rahmenvorgaben. Aber vielmals auch nicht mehr. Erst mit der Umsetzung von Scan-to-Process sollen Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten und auch die Archivierung einbeziehen können. Der Idee liegt die Überzeugung zugrunde, dass das Scannen von Dokumenten am Anfang eines Verarbeitungsprozesses zum einen dazu beiträgt relevante Informationen wie etwa Eingangsrechnungen effizienter zu verwalten und rascher zu bearbeiten. Zum anderen sollen anfallende Bearbeitungskosten für die manuelle Dateneingabe, für das Sortieren, Ablegen, Speichern, Übermitteln und Wiederfinden von Informationen spürbar reduziert werden. Zudem können oft redundante Arbeitsschritte vermieden werden, etwa wenn Papierdokumente mehrfach von verschiedenen Mitarbeitern eingescannt werden, weil sie bisher nirgendwo lokal gespeichert wurden.

In einer Zeit, in der Unternehmen ihre Geschäftsprozesse aufgrund wirtschaftlich schwieriger Rahmenbedingungen kosteneffizienter gestalten müssen, setzt der Scan-to-Process-Ansatz nach Einschätzung von PFU einen maßgeblichen Trend. Die papierbasierten Prozesse können damit erstmals konsequent an die Möglichkeiten der IT-Infrastruktur im Unternehmen, und zunehmend auch in der Cloud, angepasst werden.

Schneller, günstiger und übersichtlicher

Die Vorteile eines frühzeitigen Übergangs von Papier zur Datei in den Arbeitsabläufen liegen auf der Hand: Die Kosten sinken, die Prozesse werden schlanker, die Mitarbeiter haben besseren Zugang zum Unternehmenswissen und die abteilungs- beziehungsweise organisationsübergreifende Zusammenarbeit wird gefördert. An welcher Stelle genau ein Dokument allerdings einem digitalen Prozess zugeführt werden sollte, richtet sich nach den jeweiligen Anforderungen im Unternehmen und der Ausprägung der definierten Abläufe. Bestehende Prozesse müssen dabei nicht zwingend geändert werden. Häufig haben sich diese ja in der Praxis bewährt. Bei Scan-to-Process geht es darum, diese Abläufe zu beschleunigen, Fehlerquellen zu minimieren und die einzelnen involvierten Mitarbeiter zu entlasten. Das funktioniert dann am besten, wenn es jedem Mitarbeiter, Geschäftspartner und unter Umständen sogar Kunden ohne Erklärungs- und Schulungsaufwand möglich ist, Dokumente quasi auf Knopfdruck einzuscannen.

Um allen Mitarbeitern die Einbindung von Papierdokumenten in den digitalen Workflow zu ermöglichen, könnte ein Unternehmen beispielsweise Scan-Stationen mit Netzwerkscannern an zentraler Stelle im Unternehmen und in Filialbetrieben einrichten. Eine Alternative ist es, wenn Einzelarbeitsplätze mit platzsparenden Lösungen wie dem Scan-Snap, einem Arbeitsplatzscanner von Fujitsu, ausgestattet werden. Wichtig ist in jedem Fall eine einheitliche intuitive Benutzerführung. Auch die sich an die Erfassung des Dokuments anschließenden Hintergrundroutinen – sei es Archivierung oder Dokumentenmanagement – sollten immer die gleichen sein.

Am Ende der Scan-Verarbeitung sollte immer ein zuverlässiges, vorhersagbares Ergebnis stehen – deshalb sind die Anforderungen an einen modernen Netzwerk- oder Abteilungsscanner entsprechend hoch. Erstens müssen die digitalen Dokumente in reproduzierbarer Qualität vorliegen – unabhängig vom jeweiligen Anwender, Erfassungsgerät, den äußeren Lichteinflüssen oder dem jeweiligen Gebrauchszustand des Papierdokuments. Auch wenn die Qualität innerhalb eines zu scannenden Stapels variiert, sollte ein Scanner automatisch eine durchgehend gute digitale Bildqualität erzeugen. Nur so werden nachfolgende Prozessschritte wie etwa eine serverbasierte Texterkennung verzögerungsfrei möglich. Zweitens sollten Mitarbeiter die einzelnen digitalen Verarbeitungsschritte wiederholt und einfach anwenden können. Das schließt eine intuitive Bedienung und idealerweise eine Erfassung des Belegs auf Knopfdruck ein, so dass sich die Nutzer nicht erst zum Scan-Experten ausbilden lassen müssen.

Für das zunehmend mobile Arbeiten in den Unternehmen kommt mit Scan-to-Cloud noch ein weiterer aktueller Trend hinzu. Firmen können ihre gescannten Dokumente unmittelbar in Cloud-Anwendungen ablegen und damit Informationen an allen Stellen synchronisieren sowie Inhalte automatisch auf einen Speicherort in der IT-Wolke replizieren. So schaffen sie eine Datenbasis, auf die Mitarbeiter, Geschäftspartner und andere berechtigte Personen jederzeit und von überall Zugriff haben.

Das A und O: Die passende Software

Bei der Integration von Scannern in die Geschäftsprozesse kommt zudem der Software eine wichtige Bedeutung zu. Heute wird die Bildbearbeitung häufig entweder auf die Ebene der Bedien-Software verlagert oder direkt in die Scanner-Firmware eingebettet. Dies reduziert nicht nur mögliche Fehlerquellen, sondern beschleunigt auch den Scan-Vorgang und die Übergabe der Dokumentenbilder an nachfolgende Workflows.

Bei Lösungen von ISV (Independent Software Vendor, also Lösungsanbietern) bestimmt der Verwendungszweck die Integrationstiefe zwischen Applikation und Erfassungssystem. Ein Beispiel für eine geringe Integrationstiefe ist ein einfacher, definierter Erfassungsprozess mit der Ablage in einem Datei-Ordner, der von der Applikation überwacht wird. Bei einer mittels Software Development Kit nahtlos integrierten Lösung hingegen wird den Mitarbeitern am Bildschirm eines Netzwerkscanners die Klassifizierung und Validierung des Dokumentinhalts angeboten. Die ISV-Lösung wird dadurch aus Benutzersicht zum integralen Bestandteil des Scanner-Systems.

Anders als bei direkt an Arbeitsplätze angeschlossenen Dokumentenscannern gibt es bei Netzwerkscannern besondere Herausforderungen an die Sicherheit. Schließlich ist es Aufgabe des IT-Administrators, die Scanner sicher in die bestehende Netzwerkinfrastruktur einzubinden und gleichzeitig zu gewährleisten, dass von ihm keine Gefahren für das Netzwerk ausgehen. Was ist dabei zu beachten? Zunächst sollte der eingesetzte Netzwerkscanner keine offenen USB-Ports haben. Nur wenn es nicht möglich ist, Papierdokumente einfach auf USB-Speichersticks zu scannen, sinkt die Gefahr des digitalen Diebstahls von Papierdokumenten im Rahmen von Industriespionage.

Zudem verhindert dies sowohl eine Primärinfektion des Netzwerks mit Viren oder Malware als auch Sekundärinfektionen einzelner Netzwerkscanner, die eigentlich zusätzlich durch netzwerkweite Schutzmaßnahmen wie Firewalls und Virenscanner vermieden werden sollten.

Sicherheit hat Vorrang

Relevant für Überlegungen rund um die Sicherheit des Netzwerkes sowie den Schutz personenbezogener Daten ist auch, wie die Kommunikation mit dem Netzwerkscanner – also Einrichtung und Administration – sowie die Datenübertragung vom Scanner an im Netzwerk oder auch im Internet adressierbare Zielsysteme erfolgt.

Ideal ist es, wenn sich alle Kommunikations- und Datentransferprozesse über SSL-verschlüsselte Verbindungen bewerkstelligen lassen und der Netzwerkscanner dabei selbst nicht adressierbar ist.

Beachten sollten IT-Verantwortliche auch die Datenspeicherung im Gerät selbst. Sind zum Beispiel in einem Scanner permanent Nutzerdaten wie etwa biometrische Fingerabdrücke gespeichert, besteht bei der Entwendung des Gerätes die Gefahr eines Datenmissbrauchs. Dieses Risiko besteht auch für gescannte Dokumentdaten, wenn der Netzwerkscanner zeitgleich als File Server dient. Wichtig ist deshalb, dass temporäre Datenbestände, die beim Scannen zwischengespeichert werden, durch wiederholte Schreib-Lösch-Vorgänge automatisch eliminiert werden.

Die wichtigste Voraussetzung für einen breiten Einsatz der neuen Scanner-Generation liefert aber der Mensch. Folglich sind die Systeme bereits erfolgreich, die sich als multifunktionale Erfassungslösungen ohne Schulungsaufwand an definierte Prozesse anbinden lassen. Scanner müssen es Mitarbeitern erlauben, gescannte Dokumente wahlweise an Faxsysteme, E-Mail-Empfänger, im Netzwerk verfügbare Drucksysteme oder einfach an Dateisysteme, nachgelagerte IT-Anwendungen sowie Sharepoint-Portale leiten zu können.

Das schließt auch die Möglichkeit ein, gleich mehrere Systeme zu adressieren, etwa ein Archiv und einen spezifischen Workflow. -sg-

PFU Imaging Solutions GmbH, München Tel. 089/32378-0, http://www.fdg.fujitsu.com

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