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WorkflowGeordnete Daten für große Projekte

Kölner Planer solarthermischer Kraftwerke setzt auf Lösung für das Engineering Data Management
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Workflow: Geordnete Daten für große Projekte
Die Flagsol GmbH plant, baut und betreibt solarthermische Kraftwerke. Zur Verwaltung ihrer technischen Dokumente setzt das Technologieunternehmen das Engineering Data Management System Phoenix EDM des Wuppertaler Systemhauses Iquadrat AG ein. Damit sollen Dokumente in einer äußerst dynamischen, projektspezifischen Umgebung gemanagt und zentral abgelegt werden. Eine einheitliche Verschlagwortung erspart langwierige Suchen und klar definierte Workflows zeigen auf, wo sich Dokumente zur Bearbeitung befinden.

Die Flagsol GmbH mit Sitz in Köln und Niederlassungen in Madrid und im kalifornischen Oakland zeichnet für die von ihren Ingenieuren geplanten und gebauten solaren Großkraftanlagen während deren gesamten Lebenszyklus verantwortlich, angefangen bei der Projektentwicklung bis hin zur Wartung und Instandhaltung. Es ist als Technologie- und Kraftwerksbauunternehmen innerhalb der Solar Millennium Gruppe für die Realisierung der von Solar Millennium entwickelten Projekte zuständig, wie zum Beispiel für das Parabolrinnen-Kraftwerk „Andasol 3“ in Südspanien. Dabei arbeitet Flagsol in der Regel mit weiteren Unternehmen intensiv zusammen.

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Die Ingenieure des Unternehmens entwerfen das Kollektordesign, berechnen die erforderliche Größe des Solarfelds und ordnen die Kollektoren im Feld an. Während der Bauphase sichert der Anlagenbauer die Qualität der optisch hochpräzisen Kollektoren. Bisher geplante und gebaute solare Großkraftanlagen befinden sich in Spanien und Ägypten. Von der Planung bis zur Übergabe des fertigen Kraftwerks beträgt die Projektlaufzeit abhängig von der Größe der Anlage zwei bis drei Jahre.

Hohe Anforderungen an das Dokumentenmanagement

Phoenix EDM soll die Anforderungen an das Dokumentenmanagement innerhalb einer dynamischen, projektspezifischen Umgebung abdecken. So fallen pro solare Großkraftanlage alleine bis zu 10.000 Konstruktionszeichnungen an. Weitere Dokumente wie Office-, pdf- und Bild-Dateien kommen noch hinzu. Dabei hat das Unternehmen hohe Anforderungen an die Metadateninformationen. Benötigt wird daher ein Projektworkflow, mit dem Flagsol in Erfahrung bringen kann, welcher Konstruktionsingenieur welches Dokument bearbeitet, wer es freigegeben hat und wann es fertig gestellt wurde. Auch müssen die internen Genehmigungsverfahren – beim Unternehmen gilt das „Sechs-Augen-Prinzip“ – für alle Beteiligten nachvollziehbar sein. Denn jedes Dokument, sei es eine Konstruktionszeichnung, eine Spezifikation et cetera, wird von einem Mitarbeiter erstellt, von einem weiteren überprüft und von einem dritten genehmigt.

Auch soll eine einheitliche Verschlagwortung der Dokumente den Mitarbeitern das „Suchen und Finden“ der Dokumente erleichtern und Zeit sparen. Besonders wichtig sind für Flagsol die Revisionssicherheit bei den Konstruktionszeichnungen und die Nachvollziehbarkeit der einzelnen Dokumentenversionen. So darf es jeweils nur ein freigegebenes Dokument geben, auf das alle Anwender zugreifen können.

Entschieden hat sich Flagsol für den Einsatz von Phoenix EDM der Wuppertaler Iquadrat AG, da das System alle geforderten Funktionalitäten abdeckt, eine leicht verständliche Benutzeroberfläche aufweist und sowohl eine deutschsprachige als auch eine englischsprachige Oberfläche verfügbar ist. Letztere ist für den internationalen Einsatz unabdingbar. Darüber hinaus sind effiziente Recherchemöglichkeiten sowie eine Revisionsverwaltung integriert. Diese bieten den Anwendern einen schnellen Zugriff auf die abgelegten Dokumente sowie die Sicherheit, dass für die Mitarbeiter in der Konstruktion jederzeit der aktuelle Planstand ersichtlich ist und sie somit immer mit der neuesten Zeichnung arbeiten. Ein weiterer Grund für das EDM-System ist die problemlose Anbindung des intern genutzten Projektmanagementsystems Primavera sowie die Integration der CAD-Systeme Autocad und Inventor. Für Mitarbeiter, die auch unterwegs Dokumente bearbeiten müssen, steht der mobile Client zur Verfügung. Mit dessen Hilfe synchronisiert der Anwender Dokumente und Daten auf sein Notebook, um sie beim Kunden oder auf der Baustelle zu bearbeiten.

Vernetzung der Standorte

Die einzelnen Standorte von Flagsol in Köln, Madrid und Oakland sind miteinander vernetzt, um Konstruktionszeichnungen und weitere im EDM-System liegende Dokumente zu replizieren. Der gesamte Datenbestand ist allerdings auf dem Kölner Server gespeichert. Alle standortrelevanten Dateien wie Kundendokumente, Konstruktionszeichnungen, Isometrien, Projektdaten, Vorlagen oder Bibliotheken sind an den einzelnen Standorten als Kopie abgelegt. Für den Abgleich der Metadaten und Dokumente steht jeweils eine S-DSL Standleitung zur Verfügung.

Aus Sicherheitsgründen hat man das bisherige Filesystem abgelöst und durch den Phoenix Security-Server ersetzt. Damit soll verhindert werden, dass Anwender mittels Windows-Explorer direkt auf im Dokumentpool stehende Dateien zugreifen, ohne das EDM-System zu nutzen. Der Security-Server sorgt dafür, dass die im EDM-System verwalteten Dokumente auf einem FTP-Server abgelegt werden. Hat der Anwender keine Kenntnis der Zugangsdaten, kann er die Dokumente nicht finden und selbstverständlich auch nicht öffnen.

So werden die Dokumente bei der Erstellung oder beim Import zuerst im für den Anwender zugänglichen Dateisystem gespeichert. Die Dateien befinden sich dabei im persönlichen Arbeitsbereich des einzelnen Mitarbeiters. Beim Check-in des Dokumentes wird die Datei in den Pool von Phoenix EDM verschoben und auf dem FTP-Server gespeichert. Das Dokument ist dann für den Anwender auf dem herkömmlichen Wege nicht mehr aufrufbar. Jede Operation mit den in Phoenix gespeicherten Dokumenten, wie Öffnen, Anzeigen, Kopieren et cetera kann der Mitarbeiter nun nur noch mit Hilfe des EDM-Systems durchführen. Das System protokolliert dabei alle ausgeführten Tätigkeiten. Erst nach einem erneuten Auschecken aus dem Dokumentenpool in den persönlichen Arbeitsbereich wird das Dokument vom FTP-Server zwecks Bearbeitung wieder in das Filesystem kopiert. Um auch hier den Zugriff auf das Dokument durch andere Mitarbeiter zu verhindern, kann der Administrator zusätzlich Dateiattribute vergeben.

Durch den Einsatz von Phoenix EDM wird das gesamte Dokumentenmanagement bei Flagsol einschließlich der Recherche nach CAD-Daten optimiert. Auch reduziert sich der Papierverbrauch, da jeder relevante Mitarbeiter, der die entsprechenden Zugriffsrechte hat, auf die verwalteten Dokumente und CAD-Zeichnungen zugreifen kann und diese somit nicht mehr ausdrucken muss. So sind die Bearbeitungsstati sowie Änderungen an Dokumenten für jeden Beteiligten nachvollziehbar.

EDM-System bietet vielfältige Vorteile

Dokumentenbezogene Termine können überwacht und nachvollzogen werden und eine einheitliche Verschlagwortung erspart dem Technologieunternehmen langwierige Suchen. Mit dem im Programm enthaltenen Berichtsgenerator kön- nen unterschiedlichste Auswertungen erstellt werden. Dazu zählen zum Beispiel vollständige Listen aller zu einem Projekt gehörigen Dokumente, die Liste aller Dokumente, die sich „in Prüfung“ befinden, Listen der Dokumente, die sich beim Kunden befinden und auf Beantwortung warten et cetera. Auf Wunsch kann der Administrator jederzeit weitere Berichtsvorlagen neu anlegen.

Für Denis Krajacic, Dokumen- tenmanager bei Flagsol, liegt der hauptsächliche Nutzen in der punktgenauen Analyse und Dokumentation. „Wir wissen genau, wo sich ein Dokument zur Bearbeitung befindet, wie viele Dokumente wir insgesamt zu erarbeiten haben, wie viele davon bereits abgearbeitet, wie viele vom Kunden abgelehnt und revisioniert wurden. Phoenix EDM bietet uns darüber hinaus die Möglichkeit, detaillierte Analysen und Berichte je nach Anforderungen der Empfänger zu erstellen.“ -sg-

Heike Blödorn, Karlsruhe

Flagsol GmbH, Köln Tel. 0221/925970-0, http://www.flagsol.com

Iquadrat AG, Wuppertal Tel. 0202/74747-0, http://www.iquadrat.de

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