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Aus der PraxisWorkflows für Qualitätssicherung und Konstruktion

Die Wyon AG entwickelt und produziert auftragsbezogen Klein- und Kleinstgrößen wiederaufladbarer Lithium/Ionen-Akkus für Spezialanwendungen wie zum Beispiel für Hörimplantate. Diese ersetzen die herkömmlichen Wegwerf-Batterien. Zur Verwaltung der Konstruktions- und Qualitätsmanagement-Dokumente suchte das Unternehmen ein Workflowsystem. Dieses sollte unter anderem die Organisation und die Ablage der bestehenden Dokumente optimieren, den Papierverbrauch reduzieren und die Revisionssicherheit erhöhen. Darüber hinaus wollte man klar definierte und dokumentierte Workflows im Unternehmen einführen.
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Aus der Praxis: Workflows für Qualitätssicherung und Konstruktion

Das Appenzeller Familienunternehmen mit heute 37 Mitarbeitern hat sich seit der Gründung 1999 zum Marktführer für wiederaufladbare Lithium/Ionen-Batterien für Spezialanwendungen wie Hörimplantate entwickelt. So beliefert Wyon zwei der fünf weltweit existierenden Hersteller von Hörimplantaten und deckt dabei 70 Prozent des Weltmarktes mit seinen Produkten ab. Die Batterien der Schweizer zeichnen sich unter anderem durch Eigenschaften wie geschwungene Formen, geringes Gewicht aufgrund eines patentierten Kunststoffgehäuses und eine geringe Selbstentladung aus. Natürlich bietet die Firma dazu auch passende Ladegeräte an. Weltweit sind mittlerweile 300.000 Akkus von Wyon im Einsatz.

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Zwecks Einführung des Workflowprogramms erstellte man bei Wyon ein Pflichtenheft, auf dessen Basis das System realisiert werden sollte. Nach einer umfassenden Marktrecherche entschied sich das Familienunternehmen für Phoenix EDM des Wuppertaler Herstellers Iquadrat AG.

Anforderungsworkshop und Pflichtenheft

Wesentliche Gründe für die Entscheidung waren die leicht bedienbare Benutzeroberfläche, gute Recherchefunktionalitäten sowie eine in sich konsistente Revisionsverwaltung. Dass die Wyon-Mitarbeiter die Möglichkeit haben, das System selbst zu erweitern, war ein weiteres wichtiges Kriterium.

Auf Basis des Pflichtenheftes führte das Systemhaus mit den relevanten Mitarbeitern einen Workshop durch, um die Anforderungen an die EDM-Software zu definieren und dann systemtechnisch umzusetzen.

Alle Dokumente der Konstruktionsabteilung und des Qualitätsmanagements, die produktspezifischen QS-Dokumente, Projektdokumente, Kundenreklamationen und die Informationen, die den Verbesserungsprozess betreffen, sollten von den jeweiligen Mitarbeitern nach demselben Schema zentral abgelegt werden. Eine konsistente Revisionsverwaltung sollte außerdem sicherstellen, dass zu einem Sachverhalt nur jeweils genau ein freigegebenes Dokument existiert, auf das alle Anwender zugreifen können. Dabei mussten die verschiedenen Versionen der Dokumente und die an diesen durchgeführten Änderungen für die Mitarbeiter nachvollziehbar sein. Eine einheitliche Verschlagwortung, die dem schnelleren Auffinden der Informationen dient, war genauso gewünscht wie die allgemeine Verfügbarkeit von bestimmten Dokumenten, wie zum Beispiel Arbeitsanweisungen.

Die Workflows innerhalb von Phoenix EDM beschreiben den Dokumentenfluss eines oder mehrerer Dokumente bei Wyon. Die einzelnen Dokumententypen werden jeweils genau an einen Workflow gebunden. Innerhalb des Workflows durchläuft das Dokument verschiedene Status, bei deren Erreichen oder Verlassen definierbare Aktionen ausgelöst werden, wie etwa die Ablage des Dokumentes im Postfach des Prüfers oder ähnliches. Für die Definition und die Bearbeitung steht Wyon der Workflow-Editor zur Verfügung. Mit diesem kann der Anwender neue Workflows und neue Status selbst definieren und zu diesen entsprechende Aktionen festlegen. Diese wählt er aus einer vorgegebenen Liste von Funktionen wie in Postfach legen, Dokument aktualisieren oder Änderungsgrund erfassen aus. Mittlerweile sind neben den ursprünglich definierten Workflows zwei weitere hinzugekommen.

Zum Jahreswechsel 2008/2009 wurden bei Wyon die Dokumente ins System eingepflegt und die Zugriffsrechte für die einzelnen Mitarbeiter vergeben. So dürfen die Projektleiter Dokumente erstellen und ändern, einsehen, importieren, freigeben und zur Prüfung weiterleiten sowie Schulungslisten erstellen. Die Konstrukteure haben – bis auf die Erstellung von Verbesserungsvorschlägen – dieselben Rechte wie die Projektleiter. Die Produktion dagegen darf nur freigegebene Dokumente ansehen und Schulungen quittieren. „Mit dem Start ins neue Jahr mussten alle Mitarbeiter nach einer Schulung mit Phoenix EDM arbeiten. Das war aber völlig unproblematisch und so verlief die Einführung recht zügig“, erklärt Marcel Inauen, Projektleiter bei der Wyon AG und zuständig für die Einführung des Systems.

Dokumenten-Workflows

Dokumente des QM- und QS-Handbuches sind bei Wyon gemäß des „Vier-Augen-Prinzips“ zu bearbeiten, zu prüfen und frei zu geben. Dabei ist zu gewährleisten, dass der Ersteller/Bearbeiter des Dokumentes nicht auch der Prüfer des Dokumentes ist. Für die Konstruktion von nicht QS-relevanten Dokumenten ist ein einfacher Freigabeworkflow vorgesehen. Die Freigabe des Dokumentes kann bei einem solchen Konstruktionsdokument direkt durch den Anwender erfolgen. Es besteht auch die Möglichkeit, Konstruktionen in ein QS-Dokument umzuwandeln. Damit ändert sich auch dessen Workflow.

Verbesserungsvorschläge und Kundenreklamationen durchlaufen einen eigenen Workflow. In diesen sind, neben den Mitarbeitern, auch die Kunden einbezogen. Dieser muss, falls die konstruktiven Änderungen oder die Arbeitsanweisung eines Verbesserungsprozesses Auswirkungen auf sein Produkt haben, über die Änderung benachrichtigt werden und dieser zustimmen. Erst wenn die Zustimmung des Kunden vorliegt, kann der Projektleiter den Verbesserungsvorschlag freigeben.

Das CAD-System Autocad, mit dem die Konstrukteure bei Wyon arbeiten, ist an das Workflowsystem gekoppelt. So erfasst der Konstrukteur im Workflowprogramm alle relevanten Projektdaten. Name der Zeichnung, Zeichnungsnummer, Freigabedatum, Zeichner, Revisionsdatum, Projektnummer et cetera werden dann automatisch über die Schnittstelle an die Autocad-Datei übergeben und in den Schriftkopf der Konstruktionszeichnung eingelesen. Dadurch ist sichergestellt, dass jede Zeichnung dieselben Daten im Schriftkopf enthält. Fehler können somit vermieden werden.

Durch die Einführung des Workflowsystems hat man bei Wyon die ursprünglich anvisierten Ziele erreicht. Durch die einheitliche Ablage der Dokumente und die verbesserten Suchfunktionen – hier spielt die einheitliche Verschlagwortung eine große Rolle – wurden die Trefferraten beim Suchen von Dokumenten stark optimiert. Projektleiter Inauen dazu: „Die Prozesse sind jetzt klar dokumentiert. Jeder weiß genau, was er zu tun hat. Und alle Personen, die mit dem Programm arbeiten, können nun Dokumente schnell finden, und das unabhängig davon, ob sie diese selbst erstellt haben oder nicht. Dadurch haben wir mehr Zeit für unsere eigentlichen Tätigkeiten.“ -sg-

Wyon AG, CH-Appenzell Tel. 0041/71/7875625, www.wyon.ch

Iquadrat AG, Wuppertal Tel. 0202/74747-0, http://www.iquadrat.de

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