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Technische DokumentationGroßes Software-Update bei Heidelberg

Prozesse der Technischen Dokumentation mit SAP PLM und Engineering Control Center abbilden – von der Dokumentenerstellung und der Übersetzung bis zur Publikation: Genau das macht die Heidelberger Druckmaschinen AG, der weltweit führende Partner für die Druckindustrie. Mit ECTR 4.6 wurde die Redaktionslösung des Unternehmens zukunftssicher gemacht.

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Technische Dokumentation: Großes Software-Update bei Heidelberg

Mit ECTR von DSC integrierte das Unternehmen vor Jahren seine MS-Windows-basierte Redaktionslösung HeiDoc in SAP PLM – um die mehrsprachige Kundendokumentation und Ersatzteilkataloge sicher, effizient und transparent über SAP zu managen. Lange Zeit war ein und dieselbe ECTR-Version im Einsatz, während sich MS-Windows- und SAP-Versionen änderten. So wurde es immer schwieriger, die integrierte HeiDoc-Lösung am Laufen zu halten. Schließlich entschied man, die Integration 2016 auf den aktuellen Stand zu bringen: mit ECTR 4.6. Die anfängliche Systemumgebung von HeiDoc bestand neben ECTR 4.0 aus Windows XP, MS Windows Server 2003 und SAP 4.6c. Irgendwann hatte Heidelberg auf Windows 7 und SAP ECC 6.0 umgestellt – ohne Probleme. Nach dem Upgrade auf MS Windows Server 2008 funktionierte die integrierte HeiDoc-Lösung dann nicht mehr. Vor diesem Hintergrund war schnell klar: Um die Redaktionslösung so zukunftssicher wie möglich zu machen, musste ECTR auf eine technisch aktuelle Version hochgerüstet werden.

Upgrade der besonderen Art
Schon die Tatsache, dass genutzter und aktueller ECTR-Stand etliche Versionen auseinanderlagen, sorgte für außergewöhnliche Upgrade-Bedingungen. Hinzu kamen individuelle Anpassungen und Einstellungen, die man bei der ECTR-Einführung vorgenommen hatte – um auf Basis von ECTR die Prozesse der Technischen Dokumentation abdecken zu können. So waren beim geplanten Upgrade zahlreiche Besonderheiten zu berücksichtigen und in die neue ECTR-Umgebung zu portieren. Die DSC Software AG mit dem Upgrade zu betrauen lag nahe. Denn das Softwarehaus hat ECTR nicht nur entwickelt, sondern seinerzeit auch bei Heidelberg eingeführt. Also war DSC mit den HeiDoc-Anforderungen und -Prozessen vertraut. Optimale Voraussetzungen, um das geplante, technisch sehr anspruchsvolle Upgrade effizient und zielgenau durchzuführen: von der Analyse über die Konzeption bis zur Implementierung. Wie viel Arbeit damit verbunden war, zeigte schon die Projektdauer von 6 Monaten – eine Zeitspanne, in der sich je nach Gegebenheiten ganze Einführungsprojekte realisieren lassen.

Portierung mit kreativer Note
Auf Wunsch von Heidelberg sollte die bisherige, für Zwecke der technischen Dokumentation angepasste ECTR-Funktionalität nach dem Upgrade wieder vollständig zur Verfügung stehen. Im Anschluss an die Installation von ECTR 4.6 machte sich DSC also daran, die Besonderheiten der Technischen Dokumentation auf die neue Softwareversion zu portieren. So etwa den Heidelberg-spezifischen Massenänderungsdialog für Dokumente, der verschiedene spezielle Datenfelder und Wertehilfen für HeiDoc enthält. Um gewohnte Dokumentationsabläufe abzubilden, waren außerdem die ECTR-Standarddialoge „Dokumentanlage“, „Kopieren als“ und „Versionieren“ HeiDoc-konform zu ergänzen. Ähnliches galt für ECTR-Arbeitsbereiche wie den Schreibtisch und den Object Browser, die seinerzeit unter anderem um einen Struktureditor und einen Stücklisten-Browser erweitert worden waren. Dank DSC ließen sich auch diese Arbeitsbereiche auf die neue ECTR-Version übertragen. Eine kreative Lösung war beim „Arbeitsvorrat“-Container gefragt, den Redakteure als Task-Ordner nutzen. Dieser war zwar nicht kundenspezifisch angepasst worden. Über die Jahre hatten sich in ECTR aber Handling und Anzeigesystematik des Containers verändert. Um Arbeitsvorräte gezielt auswählen zu können, läuft das Öffnen des Containers inzwischen übers Kontextmenü statt wie früher über einfaches Aufklappen. Um Heidelberg wieder die vertraute Funktionalität zu bieten, entwickelte DSC ein Container-Konzept auf Basis von Smartlists und ECTR-Makros. An gewohnter Stelle auf dem ECTR-Schreibtisch wurde für Arbeitsvorräte eine Smartlist implementiert, die durch einfaches Aufklappen zu öffnen ist. Und da die Smartlist-Inhalte per Makrodefinition flexibel steuerbar sind, ließ sich wunschgemäß auch die Anzeigesystematik des alten „Arbeitsvorrat“-Containers nachbilden.

Standardisierung, wo immer möglich
Seit der Einführung bei Heidelberg ist ECTR um einige Standardfunktionen erweitert worden. So bot das ECTR-Upgrade die Chance, den Standardisierungsgrad der Kundenlösung zu erhöhen, wie folgendes Szenario zeigt: Um die redaktionellen HeiDoc-Prozesse in ECTR abbilden zu können, hatte DSC seinerzeit an die 30 kundenspezifische Menüfunktionen implementiert. Im Rahmen des Upgrade-Projekts wurde einzeln geprüft, welche davon sich äquivalent durch Standardfunktionen von ECTR 4.6 ersetzen lassen – was verschiedentlich möglich war. So etwa bei den Funktionen zum Aufruf von SAP-Transaktionen und Funktionsbausteinen mit einheitlichen Übergabeparametern für Dokumente und Materialstammsätze. Allein von diesen 4 kundenspezifischen Funktionen konnten 3 mit einer inzwischen verfügbaren Standardfunktion umgesetzt werden: dem generischen Transaktionsaufruf. Und da dieser – wie jedes Standardfeature – der laufenden Softwarepflege unterliegt, bleiben die damit umgesetzten HeiDoc-Funktionen bei künftigen ECTR-Aktualisierungen stets intakt, ohne zusätzlichen Programmieraufwand.

Optimierung als Zusatzeffekt
Durch das ECTR-Upgrade arbeitet Heidelberg inzwischen wieder auf einer aktuellen und zukunftssicheren Integrationsplattform. Und dank DSC-Unterstützung laufen die HeiDoc-Prozesse wunschgemäß wie bisher. Gleichzeitig bietet die neue Lösung ein attraktives Plus an Möglichkeiten. Abläufe lassen sich noch übersichtlicher und effizienter gestalten, und die Funktionalität ist leichter als bisher an eigene Bedürfnisse anpassbar. Dank ECTR-Einführung zieht Heidelberg schon seit Jahren entscheidenden Mehrwert aus seiner Redaktionslösung und seinem SAP-System. Das maßgeschneiderte ECTR-Upgrade, durchgeführt von DSC, hat den bisherigen Zusatznutzen der HeiDoc-Integration noch erhöht. Hinzu kommt: Dank technischer Rundumerneuerung der Integrationslösung hat Heidelberg nun eine solide Basis, um bei den hauseigenen Redaktionsprozessen Zeit- wie Kostenvorteile in der Technischen Dokumentation auszuschöpfen. Damit trägt ECTR 4.6 schlussendlich auch dazu bei, die Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig zu stärken.

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www.dscsag.com
Anmerkung der Redaktion: In der letzten Printausgabe von smart engineering fehlte das "s" in der Webadresse. Wir bitten diesen Fehler zu entschuldigen. 

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