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Projektmanagement - Mehr Transparenz im Projektgeschäft

ProjektmanagementMehr Transparenz im Projektgeschäft

Excel-Listen und Windows-Ordner haben bei Benteler Steel/Tube in der Entwicklung ausgedient. Der Hersteller von Präzisionsstahlrohren steuert und kontrolliert seine Entwicklungsprojekte mit der Projektmanagement-Lösung Contact Project Office. Seitdem ist der Projektstatus sowohl für die Mitarbeiter in Entwicklung, Vertrieb und Produktion, als auch für das Management jederzeit verlässlich nachvollziehbar.

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Werk-Leitstand

Die Eigenschaften eines Stahlrohrs hängen von der Legierung und der Prozesskette ab. „Je höher die Festigkeit des Werkstoffs, desto dünner kann die Wandstärke der Rohre sein, was Leichtbau ermöglicht“, erklärt Leonhard Rose, der die Entwicklung bei Benteler Steel/Tube (www.benteler.de/steeltube) kommissarisch leitet. Das Unternehmen entwickelt und produziert nahtlose und geschweißte Präzisionsstahlrohre, die perfekt auf die Anforderungen der Kunden abgestimmt sind. Produziert werden sie in Schloss Neuhaus bei Paderborn und an fünf weiteren Standorten in Deutschland und der Schweiz. In Lingen betreibt das Unternehmen ein eigenes Stahlwerk zur Produktion der für die Rohrherstellung notwendigen Vormaterialien; dies bietet somit außerdem die Möglichkeit, neue Werkstoffe je nach Anforderung an das Produkt und Kundenwunsch zu entwickeln und zu produzieren.

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Benteler Steel/Tube ist eine von drei Divisionen der Benteler-Group. Die strategische Führungsholding von Benteler hat ihren Sitz in Salzburg, Österreich. Im Geschäftsjahr 2014 erwirtschaftete die Gruppe mit 28.000 Mitarbeitern einen Umsatz von rund 7,5 Milliarden Euro. Davon entfiel etwa eine Milliarde auf das Geschäft mit hochwertigen Stahlrohren. Die Produkte von Benteler Steel/Tube werden in der Öl- und Gasförderung (Oil Country Tubular Goods), in der Automobiltechnik und industriellen Anwendungen eingesetzt. Größter Geschäftsbereich der Benteler-Group ist die Division Benteler Automotive, die einbaufertige Module, Komponenten und Teile für Karosserie, Fahrwerk und Motor produziert.

Eine der Herausforderungen bei der Entwicklung neuer Werkstoffe für die Rohrherstellung bei Benteler Steel/Tube ist, dass Änderungen an der Legierung Auswirkungen auf alle nachfolgenden Bearbeitungsschritte haben. „Eine neue Legierung zu entwickeln ist ein komplexer Prozess, den man ohne ein strukturiertes Projektmanagement nicht bewältigen kann. Jeder Schritt will genau durchdacht und dokumentiert sein. Es lässt sich beispielsweise sehr schwer genau abschätzen, was in einem einzelnen Prozessschritt der Rohrherstellung passiert, wenn man der Legierung mehr Nickel zugibt“, sagt Projektleiter Martin Junker, der in der Vorentwicklung tätig ist.

Höhenkipper

Transparenz bei den Projektkosten
Benteler Steel/Tube wickelt gleichzeitig circa 200 Projekte mit sehr unterschiedlichen Laufzeiten ab. Etwa die Hälfte davon sind Serienentwicklungen für Großkunden mit einer Vielzahl von Aufgaben und Meilensteinen. In diese Entwicklungsprojekte sind auch die Produktverantwortlichen aus dem Vertrieb und den Werken eingebunden. Daneben gibt es aber auch Projekte wie die typischen Machbarkeitsstudien mit einer Laufzeit von wenigen Monaten und überschaubarem Budget. Im Schnitt sind die Projektleiter für bis zu fünf Projekte verantwortlich.

Sowohl für die Entwicklung neuer Werkstoffe, als auch für die Serienentwicklung kundenspezifischer Stahlrohrlösungen gab es natürlich auch in der Vergangenheit bereits klar definierte Prozesse. Ihre Übereinstimmung mit den Qualitätsmanagement-Vorgaben wird zudem durch regelmäßige Audits geprüft. Allerdings war die IT-Unterstützung noch ausbaufähig, wie Junker sagt. Die Projektteams nutzten für die Organisation ihrer Arbeit oftmals Excel-Mappen, die jeder etwas anders strukturierte. Es gab für die Projektunterlagen lediglich eine Ablage auf Windows-Ordner-Basis, so dass die Dokumente oft redundant vorlagen. In Ermangelung einer Versionsverwaltung war auch nicht immer klar, wer was zuletzt geändert hatte und vor allem warum. Berichte für die Geschäftsleitung zu erstellen bedeutete viel Handarbeit und war entsprechend zeitaufwendig. Dies alles hat sich durch den Einsatz von Contact Project Office geändert und verbessert.

Wichtigster Grund für die Einführung einer Projektmanagement-Lösung war allerdings die fehlende Kostentransparenz, wie Rose versichert: „Wir haben es mit Project Office erstmals geschafft, Budgets und tatsächlich aufgelaufene Kosten von Projekten regelmäßig zu vergleichen. Das hätte mit Excel einen riesigen Aufwand bedeutet.“ Außerdem habe man die Abwicklung von Kundenprojekten beschleunigen und den Aufwand zur Vorbereitung der Audits reduzieren wollen, ergänzt Junker.

Martin Junker (links) und Leonard Rose

Standardisierte Projektabwicklung
Das Projektteam untersuchte die Eignung unterschiedlicher PM-Systeme. Project Office überzeugte vor allem durch das integrierte, leistungsfähige Dokumentenmanagement, welches die Möglichkeit bietet, alle relevanten Unterlagen im Projektkontext zu verwalten und zu versionieren. Außerdem sprach für die Contact-Lösung, dass sie die tägliche Projektarbeit ebenso gut unterstützt wie das Controlling durch das Management. Die Reporting-Funktionen reduzieren zudem den Aufwand für die Aufbereitung und Auswertung der Daten aus den Projekten.

Die Experten von Contact Software unterstützten das Projektteam bei der Einführung der Lösung. „Wir haben damals die Gelegenheit genutzt, unsere Entwicklungsprozesse noch einmal zu durchleuchten und zu optimieren, um sie dann in der Software abzubilden“, erklärt Junker. Im PM-System sind Vorlagen für fünf verschiedene Projekttypen (je nach Projekttyp sind die zu durchlaufenden Phasen, Aufgaben etc. andere) hinterlegt – welcher davon zur Anwendung kommt, entscheidet der Projektleiter zusammen mit dem Team auf Basis klar definierter Kriterien. Sobald zum Beispiel ein Entwicklungsprojekt durch einen Kunden ausgelöst wurde, handelt es sich um ein Serienentwicklungsprojekt.

„Die Möglichkeit, unterschiedliche Projekttypen mit Meilensteinen und Aufgaben in Vorlagen zu beschreiben, ist ein entscheidender Vorteil von Project Office“, betont Junker. „Man wählt einfach nur den Projekttyp aus und das System leitet den Anwender von Projektschritt zu Projektschritt. Als Entwickler kann man die Best Practices direkt nutzen und steigert so die Verlässlichkeit der Ergebnisse.“

Benteler Steel/Tube hat die Einführung von Contact Project Office genutzt, um die Vorgehensweise in der Entwicklung zu vereinheitlichen. Eine Projektbudgetplanung oder ein Projektsteckbrief sieht immer gleich aus und wird immer zum gleichen Zeitpunkt im Projekt erstellt. Durch das standardisierte Projektmanagement ist das Unternehmen hinsichtlich der Dokumentationspflichten und dem Thema Compliance hervorragend aufgestellt, wie die letzten Audits durch TÜV und andere Normierungsstellen gezeigt haben. „Die Entwicklung hat alle Audits mit Bravour bestanden“, sagt Junker.

Mitlaufendes Projekt-Controlling
In der Projektordnerstruktur werden alle projektrelevanten Unterlagen abgelegt. Dazu gehören Bilder, Excel-Tabellen, Textdokumente, E-Mails, Versuchsbeschreibungen und -ergebnisse, Auswertungen oder Kostenbelege. Die Verantwortung dafür, dass dies zeitnah geschieht, tragen die Projektleiter. „Das System hilft ungemein, weil es den Aufwand reduziert, aber der Mensch bleibt der entscheidende Faktor“, sagt Rose.

Spätestens zu den Meilensteinen müssen bestimmte Dokumente vorliegen und eine grüne Ampel haben, also freigegeben sein. Die Bewertung nimmt der Projektleiter auf der Basis seiner Einschätzung der Projektfortschritte vor. Benteler Steel/Tube hat bewusst auf die Möglichkeit verzichtet, die Ampelschaltung durch Aggregieren von Einzelergebnissen zu automatisieren. Die Projektleiter entscheiden auch, ob ein Projekt bei einer einzelnen Terminüberschreitung hinnehmbar in Verzug ist oder ob nicht tolerierbare Auswirkungen für interne oder externe Kunden daraus resultieren. Neben den Terminen werden in Project Office unter anderem auch die Sollkosten erfasst. Projektleiter und Teammitglieder geben an, wie viele Manntage sie für ihre Aufgaben benötigen und welche Kosten für Material, Versuche, Geschäftsreisen etc. sie veranschlagen. Das System aggregiert die Einzelposten automatisch zu den Gesamtprojektkosten. Die Entwickler verbuchen auch ihre Arbeitsaufwände direkt im PM-System. Alle anderen Kosten erfasst das Controlling unter einer Innenauftragsnummer im ERP-System.

Multiprojektsicht für das Management
Project Office ist bei Benteler Steel/Tube seit rund zwei Jahren im Einsatz und wird von mehr als 100 Anwendern in Entwicklung, Vertrieb und den Werken genutzt. Die anfängliche Skepsis bei manch erfahrenem Mitarbeiter ist gewichen, und insbesondere neue Mitarbeiter begrüßen die strukturierte Vorgehensweise, weil sie ihnen die Einarbeitung erleichtert. Ziel ist es nun, die Nutzung auch auf andere Bereiche auszudehnen.

Wichtigster Nutzen für die Geschäftsleitung ist die Unterstützung des Multi-Projektmanagements. Die Führungsebene macht intensiven Gebrauch von der Möglichkeit, sich auf Knopfdruck schnell einen Überblick über den Stand der Projekte in ihrem Bereich und wichtige Kennzahlen wie etwa Projektkosten und -rendite zu verschaffen. Die Teammitglieder im Vertrieb und in den Werken, die bislang nur schwierig Zugang zu Informationen über den Projektstatus hatten, profitieren ebenfalls von der besseren Transparenz. „Dadurch hat sich gerade die Zusammenarbeit mit den Werken verbessert, weil nun alle verstärkt das Gefühl haben, an einem Strang zu ziehen“, sagt Junker abschließend. -sg-

Michael Wendenburg, Sevilla (www.wendenburg.net)

Contact Software, Bremen, Tel. 0421/20153-0, www.contact-software.com

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