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Aus der PraxisKritische Entscheidungen im Minutentakt

Optimierte Prozesse und Datenmanagement schaffen Transparenz und Sicherheit
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Aus der Praxis: Kritische Entscheidungen  im Minutentakt
In der Südafrikanischen „Kumba Iron Ore Limited“, einem Tochterunternehmen eines britischen Bergbaukonzerns, unterstützt das Drawing Office geschäftskritische Prozesse der „Sishen Mine SA“. Wichtigstes Ziel ist es die Sicherheit der Mitarbeiter in der Mine zu optimieren. Hier werden im Minutentakt kritische Entscheidungen getroffen. Der Prozess läuft auf einem SAP-System und beruht auf den jeweils aktuellsten Informationen und Daten. Allerdings behinderten fehlende IT-Funktionalitäten die kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung der Abläufe.

Der Markt für Eisenerz hat im Laufe der letzten Jahre eine wachsende Nachfrage erlebt. Insbesondere in erfolgreich und schnell wachsenden Industrienationen wie China ist Eisenerz ein wichtiger Faktor des Erfolges. Unter den Eisenerzproduzenten und Lieferanten ist die Sishen Mine SA eines der weltweit wichtigsten Unternehmen. Kritisch für den Erfolg der Sishen Mine ist der Einsatz modernster Ausrüstung – etwa von extrem groß dimensionierten Geräten für hohe Förderleistung, wie Bagger, Schaufelbagger, Erzbrecher und die mehrere hundert Tonnen schweren Muldenkipper – so genannte „SKWs“.

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Die hohe Qualität der Prozesse im ingenieurtechnischen Drawing Office, im deutschen oft als technisches Büro bezeichnet, garantiert die Sicherheit der gesamten Dokumentation und aller CAD-Zeichnungen des in der Mine eingesetzten Maschinenparks. Die verantwortlichen Ingenieure im Drawing Office hatten eine ganze Reihe von Anforderungen, um die Unterstützungsprozesse für die Produktion der Mine zu optimieren. Der erste Punkt war die Versionskontrolle von Dokumenten und Zeichnungen. Die ist zwar bereits vor etwa zehn Jahren mit der Implementation von elektronischen Kontrollen adressiert worden. Trotzdem waren Quelle, Status und Alter der gedruckten Dokumente im Büro unbekannt.

Zweitens konnten Originalzeichnungen im CAD-Format nicht an allen Arbeitsplätzen in ihrem nativen Format angezeigt werden. Auf Grund der schnellen Veränderungen in der Technologie gab es verschiedene Ungenauigkeiten bei Formatierungen und Konvertierung der Dokumente. Außerdem war das Lesen und Bearbeiten von alten Dokumenten häufig unmöglich – denn die Ingenieure benötigten die Software, die das veraltete Format unterstützte. Ein weiterer Aspekt war es, das geistige Eigentum und die Expertise der Ingenieure der Sishen Mine zu schützen. Denn bislang wurden native CAD-Dateien in Ausschreibungsverfahren oder für Bestellungen verschickt. Diese CAD-Zeichnungen konnten ohne Probleme kopiert werden.

Elektronisches Dokumentenkontrollsystem

Den Verantwortlichen war klar, dass ein dringender Bedarf an einem elektronischen Dokumentenkontrollsystem bestand, das mit einem neutralen Dateiformat arbeitet. Die Dokumente sollten in einem langlebigen Format gespeichert sein, auf allen Computern angezeigt werden können und die geistigen Eigentumsrechte des Unternehmens schützen. Wichtig war, dass für diese Dokumente keine speziellen CAD-Viewer mehr nötig sein sollten. Das System sollte die Aufgabe übernehmen, Informationen verzögerungsfrei bereitzustellen – rechtzeitig und exakt an dem Punkt, an dem die Mitarbeiter sie benötigen. Diese Anforderungen des Zeichnerbüros standen am Anfang des Projektes. Auch das Wartungs- und Maintenance-Team suchte nach Verbesserungen bei seinen Dokumentationen und Abläufe.
Das vorhandene SAP-System erstellte zwar detaillierte Wartungspläne für die Maschinen der Mine. Allzu häufig lagen die nötigen Dokumente zur Erfüllung eines Wartungsauftrages dann aber nur unvollständig bereit. Für die Werkstätten bedeutete dies Zeitverluste und extra Aufwand. Denn die Mitarbeiter mussten die notwendigen Dokumente beschaffen, bevor sie dann die Aufträge abarbeiteten.

Eine einwandfreie Kontrolle über alle Änderungen in den Abläufen sowie ein Audit Trail in der Dokumentation war eine zusätzliche Herausforderung, die das Maintenance-Team wünschte. Und auch beim Einkauf sollte das Dokumentenkontrollsystem die Prozesse verbessern. Zwar wurden die angelieferten Maschinen und Bauteile immer auf ihre Qualität kontrolliert, trotzdem konnten Fehler passieren. Meistens weil die zugehörigen Dokumente fehlten. Deshalb konnte nicht geprüft werden, ob die richtigen Maschinen geliefert wurden – und ob diese nach den korrekten Spezifikationen gebaut waren. Schnell war somit auch die Notwendigkeit eines Dokumentenprozesses zwischen Einkauf und Drawing Office klar.

Neue Workflows installiert

Zur Optimierung der Prozesse wurden Anforderungen und Schwächen identifiziert und ein Projekt gestartet. Ziel war es den SAP-Einsatz zu verbessern sowie Versionskontrolle und digitale Bearbeitung der Dokumente sicherzustellen. Die Partner Nokusaei (Nokusa Engineering Informatics, spezialisiert auf Enterprise Content Management) und Cideon (Softwarelösungsanbieter für SAP PLM Integration) erweiterten das SAP-System der Sishen Mine. Sie fügten im SAP die erforderlichen Funktionalitäten hinzu und banden das digitale Handling aller Dokumente und Zeichnungen in die Abläufe ein. Mit dieser Integration unterstützen sie Geschäftsprozesse in den Bereichen Engineering, Instandhaltung und Wareneingang.

Außerdem erweiterten die Dokumentenexperten das SAP-System der Sishen Mine mit Sicherheitskomponenten. Die Lösung von Cideon bestehen aus der Conversion Engine für SAP, dem Output Management für SAP und dem View Manager. Mit ihr sichert die Sishen Mine die Dokumente und Dateien aus den Bereichen Engineering, Wartung, Reparaturen und Qualitätsmanagement. Sämtliche Dokumente werden im SAP DMS System archiviert.

Alle Originaldokumente werden mithilfe einer Konvertierungsengine in pdf-Dateien gewandelt. Mitarbeiter außerhalb des Zeichnerbüros können weder die Original-CAD-Dateien öffnen, noch die ursprünglichen Pläne anzeigen oder die Zeichnungen ändern. Denn das System schickt den Mitarbeitern alle benötigten Informationen im pdf-Format. Diese Dokumente können sie am Bildschirm lesen oder drucken. Bei jedem Aufruf oder Druck werden das aktuelle Datum und der Status der pdf-Datei automatisch angefügt. Kopien oder Zeichnungen ohne klare Kennzeichnung von Alter und Ursprung werden somit aus der Mine verschwinden.

Ein zusätzlicher Vorteil ist die Instandhaltungslösung der Anlagen. SAP kombiniert jede Wartungsanweisung mit den jeweils dazugehörigen Dokumenten. Mithilfe dieses Prozesses wird jeder Auftrag automatisch um Wartungszeitplan, Wartungsverfahren und Sicherheitsanforderungen – wie zum Beispiel der Notwendigkeit Schutzkleidung zu tragen – ergänzt. Dieser digitale Prozess läuft innerhalb der Output-Management-Applikation und wird von der Software Output Management kontrolliert. Das Modul sammelt alle Dokumente, die zu einer Wartungsaufgabe gehören und erstellt daraus den Wartungsauftrag. Dieser Auftrag wird anschließend digital gestempelt und gedruckt – mit der laufenden Wartungsauftragsnummer auf jeder einzelnen Seite.

Auch im Wareneingang laufen die Prozesse viel sauberer als zuvor. Die Aufträge der Qualitätskontrolle werden jetzt automatisch um die aktuellen Zeichnungen ergänzt. So wird sichergestellt, dass die richtigen Designspezifikationen erfüllt sind. Das System erkennt welche Version angefordert wurde und druckt dies auf den Prüfauftrag. Anhand dieser Vorgaben kontrolliert der Qualitätsprüfer alle Maschinen, Ersatzteile und SKWs, die in die Mine geliefert werden.

„Nicht nur in den Bereichen Engineering, Design, Wartung oder Reparatur besteht die Notwendigkeit CAD-Zeichnungen zu recherchieren, die im SAP DMS archiviert sind. Ingenieure arbeiten an Zeichnungen für neue technische Ausrüstung oder für spezifische Werkzeuge. Lieferanten fertigen diese Teile speziell für die Sishen Mine. Sie werden vom Qualitätsmanagement geprüft und mit den Originalzeichnungen verglichen – also haben diese Kollegen auch Zugriff auf die Dokumente“, erklärt Adriaan Odendaal, Leiter des Drawing Office.

Sicherer Betrieb

„Wir verringern die Risiken für unsere Mitarbeiter, indem wir sicher stellen, dass jeder Prozess entsprechend der Sicherheitsbestimmungen und der ISO-Standards läuft“, erläutert Dolf Engels, Solutionsanalyst des Reparatur- und Wartungsbüros der Sishen Mine. „Nicht nur deshalb war die Integration der Cideon Softwarelösungen in das SAP-System der Mine geschäftskritisch. Dieses Projekt war ein Teil der kontinuierlichen Verbesserungen, mit denen wir die Stillstandszeiten während der Wartung reduzieren. Auf diese Weise schaffen wir zusätzliche Produktionskapazität – ohne Kosten zu verursachen.“

Das Wartungs- und Drawing Office trägt die Verantwortung für die Sicherheit in der Sishen Mine und für die Sicherheit der gesamten Dokumentation innerhalb des Informationstechnologiesystems. „Die Umstellung auf das neue System bringt auch eine enorme Verbesserung für Wartung und Instandhaltung. Prozesse wurden beschleunigt, mehr Effizienz erreicht und Ergebnisse verbessert – durch zusätzliche Komponenten für Compliance und Risikoreduktion“, sagt Engels und ergänzt: „Der Wartungsplan ist eine detaillierte Aufgabenliste für die Instandhaltung unserer Maschinen. Er ist äußerst wichtig und stellt sicher, dass jede Änderung in der Aufgabenliste protokolliert wird. Jede durchgeführte Änderung wird geprüft, überwacht und bestätigt bevor sie freigegeben wird.“

Die Nokusaei Expertise zu Dokumentenmanagement und SAP habe sich perfekt mit der Expertise von Cideon Software ergänzt. Sie sei die Grundlage für die Aufgabe gewesen, die IT-Plattform der Mine zu standardisieren und alle zusätzlichen Anforderungen für das digitale Stempeln und Konvertieren der Zeichnungen hinzuzufügen. „Für die Dokumentation der Wartungsarbeiten haben wir Informationen aus bestimmten Funktionalitäten aus der Anlagenwartung herausgenommen und im zentralen Dokumenten-Management-System innerhalb von SAP angesiedelt, und wir haben die Objekte verlinkt“, erklärt Du Plessis. „Das Konzept des Dokumenten-Management-Systems erlaubt ausschließlich den berechtigten Personen Daten und Dokumente anzeigen zu lassen, zu drucken oder zu verändern.“ -sg-

Cideon Software GmbH, Görlitz, Tel. 03581/3878-0, http://www.Cideon-software.de

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