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ERP-Software; Betriebswirtschaftliche Standardsoftware; Fertigungsplanung; ERP-Beratung

Enterprise Ressource PlanningNeutrale prozessorientierte ERP-Software Auswahl

Für Unternehmen ist die Einführung einer Geschäftssoftware für das Enterprise Resource Planning eine große Chance, um Abläufe zu verbessern und Ressourcen effektiver zu verwalten sowie über Daten zu verfügen, die das Steuern des Betriebes erleichtern.

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Sie ist aber auch mit Risiken verbunden. Denn die Auswahl eines ERP-Systems ist ein sehr komplexer Prozess, bei dem viele Fehler gemacht werden können. Der Auswahlprozess will gut überlegt und geplant sein. Hierbei können externe Berater behilflich sein, die die Auswahl und die Einführung eines ERP-Systems als unabhängiger Partner begleiten. Walter Kolbenschlag von der UBK ist spezialisiert auf ERP-Projekte und nennt die wichtigsten Punkte für eine gelungene ERP-Einführung.

Ja, es gibt wahrlich selten wirklich neutrale Auswahlberater. Ein großer Hardwarehersteller bietet beispielsweise auch Auswahlberatung an, aber eben nur Lösungen, die eine „Serverfarm“ bedürfen. Oder auch diverse kleinere Berater, die aus der Vergangenheit ein oder zwei ERP-Produkte kennen, und diese dann als Dienstleistung schwerpunktmäßig betreuen, aber trotzdem neutrale Beratung betreiben wollen. Auch so manche ERP-Anbieter versuchen sich mangels Auslastung in diesem schwierigen Umfeld die Lastenheft/Pflichtenhefterstellung und Auswahlberatung anzubieten. Ob hier ein anderes Produkt als das eigene empfohlen wird? Um einen neutralen Berater zu erkennen, sollte sich der Interessent die Kunden der letzten zehn Jahren zeigen lassen. So kann er eine Stichprobe machen und einen oder mehrere Kunden anrufen. Und: Um sicher zu gehen, kann er sich eine Neutralitätserklärung mit Konventionalstrafe unterschreiben lassen, die er bekommt, wenn sich Vermittlungsprovision nachweisen lässt. Soweit zur Neutralität.

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Lastenheft ist ein Muss
Die richtige Erstellung eines Lastenheftes ist die Garantie für ein sorgloses ERP-Projekt! Die meisten Unternehmen sind einfach überfordert, ein Lastenheft zu erstellen. Sie investieren alleine viel Zeit in die Formulierungen und können nicht zwischen wichtigen und unwichtigen Themen differenzieren, Sie formulieren Abhandlungen, die so lang sind, dass man sie mehrmals lesen muss, um überhaupt ahnen zu können, was damit gemeint sein könnte. Oder sie sind so knapp beschreiben, dass es jeder Anbieter irgendwie interpretieren könnte. Die Folgen sind später lange Auseinandersetzungen, was denn als zugesicherte Eigenschaften zu gelten hat.

Aufgrund ihrer Expertise wird die UBK GmbH in manchen Fällen auch als Gutachter für misslungene Projekte Dritter beauftragt. Hier zeigte sich schon öfter, dass Auseinandersetzungen auf mangelhafte Lastenhefte zurückzuführen waren. Fälle die vor Gerichten gelandet sind, dauern viele Jahre, kosten beide Seiten viel Geld und enden dann doch mit einem Vergleich. Daher rät die UBK allen Unternehmen, die sich mit der Neueinführung beschäftigen, nicht am Umfang des Lastenheftes zu sparen. Ein detailliertes Lastenheft ist die Garantie für ein sorgloses ERP-Projekt.

Die erfolgreichste Art der Lastenhefterstellung ist die mittels einer Prozessanalyse und Einsatz eines erfahrenen externen Beratungsunternehmen. Die UBK hat in 25 Jahren mehr als 600 Projekte erfolgreich umgesetzt. Sie nutzt für die strukturierte Erfassung und grafische Darstellung von Prozessen das dafür speziell entwickeltes Werkzeug Aeneis ein. Mit diesem Prozessmodellierungswerkzeug lassen sich branchenbezogen alle ERP-Funktionalitäten textlich hinterlegen und per Drag und Drop in den jeweiligen Prozess zuordnen, sofern im Unternehmen erforderlich. Auf diese Weise können Standardanforderungen wirtschaftlich übernehmen aber auch für das Unternehmen unerlässliche individuelle Anforderungen hinzugefügt werden.

Das Werkzeug alleine ist nur ein Hilfsmittel, erst in Verbindung mit einem erfahrenen Berater, der in der Lage ist, Optimierungspotenziale zu erkennen und zu konzipieren, kann eine zukunftsweisende Prozessverbesserung erreicht werden. Dazu setzt UBK für die einzelnen Branchen spezialisiere Berater ein. Ein Allroundberater kann das nicht leisten. Nur so kann ein unternehmensbezogenes detailliertes Lastenheft entstehen. „Glauben Sie keinem Berater, der Ihnen erklärt, individuelle Lastenhefte können wesentlich effizienter mit vorstrukturierten Checklisten erstellt werden“, betont Walter Kolbenschlag von der UBK.

ERP-Marktanalyse
Das Lastenheft muss den Anbietern 1:1 in strukturierter Form zur Beantwortung vorgelegt werden. Dies sollte nach ERP-Modulen erfolgen, da bei den ERP-Anbietern mehrere Mitarbeiter das Lastenheft beantworten. Dieses beantwortete Lastenheft ist die Basis für einen Vergleich der ERP-Systeme und der Anbieter. Um die hundertprozentige Vergleichbarkeit in der Funktionalität und den einzelnen Kosten-Elementen zu erzielen, gehört Erfahrung aus sehr vielen Projekten mit vielen Anbietern.

Eine Marktanalyse muss alle Branchenanbieter, die zum Kunden passen, mit folgenden Bewertungskategorien darstellen und daraus eine Bewertung erstellen: Erfüllungsgrad der verfügbaren und K.O.-Anforderungen, detaillierte Angaben zu Lizenzkosten, Anpassungskosten nach mitlaufender Kalkulation, Einführungskosten, Gesamtkosten, Wartungskosten.

Die Summe der Gesamtkosten und der Wartungskosten für die kommenden zehn Jahre ergeben eine wichtige Entscheidungsgrundlage. Als weiche Faktoren werden Branchenreferenzen, Technologie der Softwarelösung und Zukunftssicherheit des Anbieters bewertet. Alle diese Daten werden je Anbieter in einer Managementmatrix dargestellt, in der jede Bewertungskategorie durch den Kunden gewichtet werden kann.

Nur so können Sie Anforderungen des Kunden von HEUTE mit den Möglichkeiten der Anbieter von HEUTE effektiv vergleichen.

Branchenlösungen
In den vielen Jahren hat sich bestätigt, dass Anbieter die aus der Branche des Kunden kommen dem Kunden durch deren Erfahrungen einen hohen Nutzen bringen. Das Projekt wird effizienter und sicherer eingeführt. Das große Problem liegt jedoch darin, die Branchenanbieter wirklich zu kennen und miteinander zu vergleichen. „Wir sammeln seit 25 Jahren die Branchenerfahrung und haben alle Anbieter in einer Datenbank sauber nach Branchen und Subbranchen katalogisiert. Ich muss jedoch auf die Gefahr hinweisen, dass manche Branchenanbieter es nicht schaffen diese Speziallösung stets auf dem aktuellen Stand der Softwaretechnologie zu halten und sich so vom Markt langsam verabschieden“, so Kolbenschlag.

Es folgen vorbereitende Gespräche mit fünf ausgewählten Anbietern. Dafür sollten sich die Unternehmen genug Zeit nehmen und die besten Anbieter einzeln ins Unternehmen einladen. Bei einem Gespräch erklären die Projektverantwortlichen ausführlich die Einzelheiten des Vorhabens und gehen auf die K.O.-Kriterien ein.

Präsentation der Anbieter
Aus der Managementmatrix sollten mit dem Kunden fünf Anbieter für eine Tagespräsentation ausgewählt werden. Wichtig ist dabei, dass für alle ein gültiger Präsentationsleitfaden mit Zeitvorgaben und einem Bewertungsschema gilt. Bewährt hat sich, die kaufmännischen Module wie Fibu, AfA, Rewe und BI in einer Parallelveranstaltung abzuhalten. Der Kunde sollte außerdem verlangen, dass die Anbieter die letzten zwei Bilanzen und G+V zur Einsicht mitbringen. Schließlich sollte der Anbieter in sicherem Fahrwasser bewegen, damit die Investition geschätzt ist.

Workshop mit dem Favoriten
Mit dem geeignetsten Anbieter aus den Präsentation sollte je nach der Größe des Projektes ein 5- bis 10-tägiger Workshop durchführt werden, in dem der Kunde auf alle Punkte eingeht, die der Anbieter im Standard nicht bietet. „Nur so erfahren Sie weitere Schwachstellen. Sollten Sie zu einem Festpreis abschließen wollen, dauert dieser Prozess wesentlich länger“, betont Kolbenschlag.

Vertragsprüfung/Vertragsverhandlung
Diesen Punkt überlässt man, wenn überhaupt einem spezialisierten Rechtsanwalt oder einem erfahrenem Auswahlberater, der sich darauf spezialisiert hat. „Wir haben für uns einen Vertragsgenerator entwickelt, mit dem wir alle für den Kunden wichtigen Themen überprüfen. Wir ergänzen ganze Kapitel beziehungsweise ergänzen und streichen bestehende Punkte in den Verträgen“, sagt Kolbenschlag.

Projektleitung
Projekte machen Menschen nicht die Software! Daher ist die erste Regel, alle vorgeschlagenen Projektmitarbeiter kennenzulernen und Sorge zu tragen, dass langjährig in dieser Software erfahrene Berater ihr Projekt machen. Der Projektleiter des Anbieters muss einige Projekte vorweisen können.

Ganz wichtig ist aber auch, eine gemeinsame Plattform zu betreiben, in der alle sowie auch alle Unterlagen zum Projekt an einer Stelle nur einmal vorkommen. Einige Projekte scheitern, weil diese Punkte nicht beachtet wurden, trotz der Auswahl der richtigen Software.

Außerdem sollten auch alle Leistungen aus einer Hand geliefert werden und die Qualität sorgfältig überwacht werden.

Stefan Graf

UBK, Lauf a.d. Peg., Tel. 09123/98986-10, http://www.ubkit.de

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