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Business SolutionsHistorischer Durchblick

Wie Maschinen- und Anlagenbauer eine lückenlose Sicht auf den Lebenszyklus ihrer Produkte gewinnen
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Business Solutions: Historischer Durchblick
Während ihrer jahrzehntelangen Lebenszyklen unterliegen Maschinen und Anlagen einer Vielzahl von Umbaumaßnahmen. Wer belastbar sagen will, welche Baugruppen und Teile aktuell im Einsatz sind, braucht eine revisionssichere Anlagenverwaltung, in deren Zentrum eine flexible Auftragsstückliste steht. Erst durch den fortlaufenden Auftragsbezug liefert die Anlagenverwaltung ein transparentes Abbild dessen, was tatsächlich verbaut wurde. Die Qualität der Dokumentationsarbeit hängt jedoch ganz wesentlich von der Präzision ab, mit der Servicetechniker und Anlagenbetreiber die von ihnen vorgenommenen Veränderungen erfassen. Gerade aus dieser Anforderung heraus ergibt sich ein organisatorischer Aufwand, der nicht unterschätzt werden sollte.

Dank seines ausgereiften Ingenieurwissens hat sich der Maschinen- und Anlagenbau die Rolle des Problemlösers in der industriellen Wertschöpfung erworben. Die hohe Innovationsbereitschaft macht auch vor den bereits ausgelieferten Produkten nicht Halt. Ändern sich Marktanforderungen oder ergeben sich Möglichkeiten zur Leistungssteigerung, so leisten die kundenspezifischen Einzelfertiger ideenreiche Anpassungen. Um Kosten schonend zu optimalen Ergebnissen zu kommen, bevorzugen die stark mittelständisch geprägten Unternehmen ein pragmatisches Vorgehen. Nicht selten geschieht dies auf Kosten von nachgelagerten Aufgaben, zu denen auch die Dokumentation der Umbauten zählt.

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Immer wieder machen dann die nachfolgenden Teilnehmer des Produktlebenszyklus die unangenehme Erfahrung, dass die vorliegenden Zeichnungen, Stücklisten und Abnahmedokumente den aktuellen Bauzustand nur noch eingeschränkt wiedergeben. Die hieraus resultierenden Projektrisiken sind erheblich. So zum Beispiel im Servicemanagement: Reist ein Service-Techniker zum vereinbarten Wartungstermin mit falschen Ersatzteilen an, führt dies für den Anbieter schnell zu erheblichen Folgebelastungen – angefangen bei zusätzlichen Beschaffungs- und Reisekosten über mögliche Vertragsstrafen bis zu empfindlichen Reputationsverlusten. Doch damit nicht genug. Treten Dokumentationsmängel auf, so muss die Konstruktionsabteilung einen aufwändigen Rechercheprozess starten, um die betroffenen Produktunterlagen auf den aktuellen Stand zu bringen.

Revisionssichere Anlagenverwaltung

Um derartige Prozessrisiken so weit wie möglich einzugrenzen, empfiehlt sich eine Integration aller operativen IT-Systeme, in denen Produktdaten entstehen und auftragsbezogen weiterverarbeitet werden. In der Praxis haben sich zwei Wege als wirtschaftlich erwiesen. Der eine führt über ein Produktdatenmanagement-System (PDM), das die Revisionsstände nachhält, indem es sämtliche Zeichnungen mit den dahinter liegenden Stücklisten archiviert. Parallel dazu schreibt das PDM alle relevanten Änderungen in die Stücklisten des ERP-Systems (Enterprise Resource Planning), mit dem Maschinen- und Anlagenbauer ihr Auftragsmanagement steuern. Eine solche Systemarchitektur eignet sich in erster Linie für Multi-CAD-Landschaften, in denen das PDM die erforderlichen Integrationskosten zu reduzieren hilft.

Anders stellt sich die Situation in Unternehmen dar, die nur ein einziges CAD-System einsetzen. „Hier ist es kostengünstiger, die revisionssichere Anlagenverwaltung über das ohnehin vorhandene Auftragsmanagementsystem zu steuern“, weiß Martin Hinrichs, Leiter Produktmanagement des Beratungs- und Softwarehauses ams.Solution AG, das sich auf die Organisation von Einzel- und Auftragsfertigern spezialisiert hat.

Im Falle von ams.erp, dem ERP-System von ams.Solution, wird dabei zunächst die auftragsbezogene Stückliste auf den Änderungsauftrag kopiert. In der neu geschaffenen Stückliste lassen sich Positionen löschen, beibehalten und hinzufügen. Anschließend referenziert das Auftragsmanagement die Änderungen auch in der Ursprungsstückliste. Diese dient als Master, um den Lebenszyklus jeder einzelnen Baugruppe vollständig zu beschreiben. Zusätzlich zur Auftragsstückliste passt das ERP dann auch die Anlagendokumentation entsprechend an.

Die Basis aller Dokumentationsvorgänge bildet wiederum die auftragsbezogene Stückliste. Projektbezogen greift das integrierte Dokumentenmanagement auf die im ERP markierten Stücklisten zu und stellt die auszuliefernden Dokumente zusammen. Dies geschieht inklusive sämtlicher Revisionsstände, die sich im Lebenszyklus der Anlage ergeben.

Prozessverantwortung

Die revisionssichere Anlagenverwaltung lebt von der Präzision und Vollständigkeit der erfassten Daten. Ohne eine verbindliche organisatorische Struktur mit eindeutig definierten Prozessen und Zuständigkeiten bleiben die Waffen der IT stumpf. In der Praxis gilt es vor allem Servicetechniker und Produktentwickler auf ein gemeinsames Handeln einzuschwören. Den Beteiligten muss klar werden, dass die Transparenz ihrer Arbeit den Erfolg zukünftiger Wartungsarbeiten mitbestimmt. Damit zum Beispiel Servicetechnikern passende Ersatzteilpakete termingerecht zur Verfügung stehen, müssen dieselben Servicetechniker die vorangegangenen Produktänderungen vollständig kommuniziert haben.

Vorteile für Einzel- und Auftragsfertiger

„Mit jeder korrekt geänderten Stückliste sinkt für sie das Risiko, im Falle eines Falles unzufriedene Kunden beschwichtigen zu müssen“, erläutert Martin Hinrichs. „Gleichzeitig vermeiden Konstrukteure Überstunden, um unzureichend dokumentierte Revisionsstände herzuleiten.“ Die Liste der Nutzenzuwächse und Arbeitserleichterungen ließe sich noch deutlich erweitern. Hiervon profitiert auch das Unternehmen als Ganzes. Tritt Teamarbeit an die Stelle des abteilungsbezogenen Denkens, so erschließen Einzel- und Auftragsfertiger zusätzliche Möglichkeiten, um ihre größte Stärke im internationalen Wettbewerb, ihre Innovationsfähigkeit, noch erfolgreicher auszuspielen. -sg-

ams.Solution AG, Kaarst Tel. 02131/40669-0, http://www.ams-erp.com

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