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EditorialStreichkonzerte

„DMS ist noch keine zentrale Unternehmensstrategie“

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Wo hört die Vernunft auf und wo fängt das Risiko an? Zeiten des wirtschaftlichen Abschwungs sind auch immer Zeiten der Streichkonzerte. Alles kommt auf den Prüfstand. Nur die absolut dringenden Projekte werden begonnen und die laufenden – wenn möglich – zu Ende gebracht. Viel sorgfältig geplante IT-Einführungen bleiben auf der Strecke. Das müsste sich nun in Zeiten des Aufschwungs geändert haben. Hat es auch. Aber nicht unbedingt für DMS-Projekte. Auch wenn viele Umfragen eine erhöhte Investitionsbereitschaft für IT-Projekte ergeben, stellt sich das im direkten Gespräch mit vielen DMS-Verantwortlichen oft anders dar. „Wenn ich sehe, wie für unsere ERP-Einführung Gelder locker gemacht wurden, ohne mit der Wimper zu zucken, dann treibt mir das Tränen in die Augen“, plaudert ein DMS-Verantwortlicher bei einer Veranstaltung aus dem Nähkästchen. „Die Wirtschaftlichkeitsberechnungen für ERP-Projekte werden doch immer schön geredet, aber wir sollen nachweisen, wie die Leute in der Buchhaltung effizienter arbeiten, auf den Cent genau. Das geht eben meistens nicht. ERP-Investitionen werden durchgewunken und das Dokumenten-Management bleibt eine Baustelle.“

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Noch immer sei bei den Entscheidern nicht angekommen, welchen Nutzen eine DMS-Lösung mit sich bringt. Geblockt würde aber auch von Mitarbeitern verschiedener Bereiche, die gegenüber Veränderungen in den täglichen Abläufen nicht gerade aufgeschlossen seien. „Wenn man dann sogar mit den so genannten Key-Usern Diskussionen hat, ob Änderungen im Workflow möglich seien, dann bremst das zusätzlich aus“, ereifert sich ein anderer DMS-Verantwortlicher eines mittelständischen Unternehmens.

Ein unternehmensweites Dokumenten-Management, eingebunden in einen Workflow, ist bei vielen Firmen noch immer nicht Teil einer zentralen Unternehmensstrategie. Meistens wird auch das Potenzial eines DMS nicht erkannt. Ob ein Beleg in Papierform auf den Weg durchs Unternehmen geht oder elektronisch bearbeitet wird, ist für die Entscheider noch nachvollziehbar. Die dahinterliegenden Prozesse, verbunden mit einem effizienten Workflow und Freigabefunktionen sehen sie oftmals nicht. Auch der große Aufwand für das Suchen nach Vorgängen findet keine wirkliche Berücksichtigung.

Vollkommen unterschätzt werden außerdem die Risiken, die eine digitale Betriebsprüfung, Compliance oder E-Mail-Archivierung mit sich bringen. Prüfer des Finanzamtes können inzwischen ohne Voranmeldung anklopfen und sofortigen Zugang zu den digitalen Archiven verlangen. Wer die Compliance-Richtlinien nicht einhält, kann unternehmensbedrohende Probleme bekommen. Und nicht auffindbare E-Mails können gerade im Geschäftsverkehr für großen Wirbel sorgen.

Es gibt eine Vielzahl guter Gründe für eine Budgetentscheidung zugunsten von DMS-Projekten. Entscheidend sollten hierfür nicht der gute Wille, sondern harte Fakten sein. Dann rücken auch Akzeptanzbarrieren und ROI-Diskussionen in den Hintergrund.

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