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DokumentenmanagementPapierloses Büro am Start

Flughafen Leipzig/Halle nutzt elektronische Aktenlösungen
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Dokumentenmanagement: Papierloses Büro am Start
Bei Groß-Bauprojekten wie einer Flughafen-Start- und Landebahn darf man die Zahl Tausend getrost inflationär verwenden, denn dort werden hunderttausende Seiten Papier produziert und müssen archiviert werden. Einige tausend Kilo Papier kommen hier durchaus zusammen. Der Flughafen Leipzig/Halle setzt seit dem Bau der Start- und Landebahn Süd auf eine Enterprise Content Management-Software. Der Nutzungsumfang wurde kontinuierlich erweitert: Mittlerweile kommen unterschiedliche, miteinander vernetzte elektronische Aktenlösungen, ein digitaler Posteingang sowie eine Fotodokumentation zum Einsatz.

Der Flughafen Leipzig/Halle begeht 2012 sein 85-jähriges Jubiläum und zählt damit zu den traditionsreichsten Flughäfen in Deutschland. Seit der Inbetriebnahme der neuen Start- und Landebahn Süd im Juli 2007 hat sich der Flughafen Leipzig/Halle – auch dank der direkten Anbindung an transeuropäische Verkehrswege sowie der Möglichkeit des 24-Stunden-Betriebes im Luftfrachtverkehr – als wichtigster Logistikstandort in der Region Mitteldeutschland etabliert und ist Deutschlands zweitgrößter Frachtflughafen. Bauprojekte an einem solchen Flughafen sind eine äußerst ambitionierte Herausforderung. Das liegt insbesondere an der großen Anzahl der Beteiligten, deren Verantwortlichkeiten es zu managen gilt: Die unterschiedlichen Flughafenabteilungen, Architekten, Ingenieure, diverse spezialisierte Baufirmen sowie deren Subunternehmen. Hinzu kommen kommunale Versorger, Zulieferer und Logistiker und natürlich die verschiedenen an der Bauaufsicht und -abnahme beteiligten Behörden und Institutionen, Anwaltskanzleien und Gerichte. Je umfangreicher und langwieriger solche Projekte sind, umso höher wächst der dazugehörige Dokumentenberg. Vollständige Dokumentationen zu einem bestimmten Sachverhalt zusammenzutragen, ist dann häufig mit sehr hohem Aufwand verbunden.

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„Um diesen Aufwand zu vermeiden und das Projektmanagement effizienter zu organisieren, hatten wir uns bereits zu Beginn der Baumaßnahmen dafür entschieden, die wesentlichen Projektdokumente elektronisch abzubilden“, erläutert Dietmar Rost, Leiter der Gruppe Informationstechnologie der Flughafen Leipzig/Halle GmbH. „Die Frage war nur noch: Mit welchem System?“ Die gesuchte Lösung sollte dabei eine ganze Reihe von Kriterien erfüllen, wobei der Prozessbeschleunigung die höchste Priorität galt. Alle Unterlagen und der gesamte Schriftverkehr des Bauprojektmanagements sollten zentral und revisionssicher – also vollständig und in allen Bearbeitungsstufen nachvollziehbar – abgelegt werden.

Die Lösung musste so beschaffen sein, dass sich bei Anfragen zu Projekten, einzelnen Vorgängen oder Akten die Reaktionszeiten deutlich verkürzen. Eine zentrale Forderung war daher ein unkomplizierter, nutzerfreundlicher und webbasierter Zugang. Außerdem sollte die Lösung eine effiziente Recherchefunktion und ein individualisierbares Berechtigungssystem für Mitarbeiter besitzen. Die Software sollte technisch so ausgereift und flexibel sein, dass sie zügig in den laufenden Betrieb integriert werden konnte und eine schnelle Produktivsetzung erlaubte. Darüber hinaus sollte sie offen genug sein, um sie zu einem späteren Zeitpunkt gegebenenfalls auch mit SAP zu koppeln oder mit weiteren Funktionen zu ergänzen. „Mit diesem Anforderungskatalog gingen wir auf die Suche“, berichtet Dietmar Rost. „Schnell sind wir dann auf das Leipziger Unternehmen forcont gestoßen.“

Elektronische Akte

Die Leipziger forcont business technology gmbh bietet auf Basis ihrer forcont factory FX ECM-Suite Produkte und Lösungen zur Steuerung dokumentengetriebener Geschäftsprozesse.

Mit dem Programmpaket lassen sich die unterschiedlichsten plattformübergreifenden Anwendungen für einen effizienten Umgang mit beliebigen geschäftsrelevanten Daten und Dokumenten realisieren. In enger Zusammenarbeit haben die Mitarbeiter von forcont und die Gruppe Informationstechnologie des Flughafens Leipzig/Halle mehrere einzelne Applikationen gezielt für den Bedarf des Airports umgesetzt, implementiert und Schritt für Schritt weiter miteinander vernetzt und ausgebaut.

Als erstes wurde die elektronische „Bauakte“ eingeführt. Das Dokumentenvolumen beim Bau der Startbahn Süd schätzte man auf etwa 500.000 Seiten, davon 70 Prozent in Papierform. Diese Dokumente werden mit der ECM-Lösung gescannt, automatisch für die Volltextsuche indiziert, attribuiert, geordnet und mit einer Berechtigungsstufe versehen. Bei der Attribuierung werden die einzelnen Dokumente in einem Dokumentenbrowser mit einer Reihe von Zusatzinformationen versehen: Auftrags-, Vorgangs- und Vertragsnummern, Projektzuordnungen, Betreff und Kurzbeschreibungen, Freigabestatus für Projektpartner. Außerdem wird dem Dokument bei Bedarf ein Workflowstatus zugeordnet. Der Workflowstatus kennzeichnet den aktuellen Bearbeitungsstand eines Dokuments und zeigt an, ob es beispielweise gerade erst erfasst wurde oder ob es einer bestimmten Stelle im Unternehmen zur Bearbeitung oder abschließenden Prüfung vorgelegt werden muss. Auf diese Art wird sichergestellt, dass ein Dokument nicht nur jederzeit richtig abgelegt ist und schnell aufgefunden werden kann, sondern auch, dass es alle notwendigen Arbeitsschritte durchläuft.. „Die Benutzeroberfläche der Bauakte entspricht den gängigen Office-Anwendungen und ist daher intuitiv bedienbar“, erläutert Dietmar Rost einen weiteren Vorteil. „Auch werden alle Unterlagen aus einer spezifischen Akte übersichtlich präsentiert und Inhalte sind schnell recherchierbar. Da der Zugang über einen Webbrowser realisiert wurde und keine lokale Installation nötig war, sind unsere Anforderungen vollständig erfüllt worden.“

Digitaler Posteingang

Bei der Erstellung des genauen Anforderungskatalogs an die forcont-Bauaktenlösung wurden die Fachabteilungen des Flughafens mit eingebunden. So war auch der Verantwortliche für den Lärm- und Umweltschutz in das Projekt involviert und erkannte schnell das Potenzial der ECM-Lösung für seinen Bereich. Seine Abteilung ist unter anderem verantwortlich für die Bearbeitung von Bürgeranträgen zur Durchführung von Schallschutzmaßnahmen im privaten Wohnbereich. Dafür sind neben dem eigentlichen Antrag etliche weitere Unterlagen, wie Ansichtspläne oder eventuelle Baugenehmigungen, einzureichen. Auch diese werden heute elektronisch erfasst und in einer eigenen elektronischen „Lärmschutzakte“ archiviert. „In Analogie zur Bauakte haben wir gemeinsam mit forcont den Prozess in fest definierte Workflows unterteilt, für die jeweils bestimmte Aufgaben vorgesehen sind. Ein Workflow startet automatisch nach der Attribuierung des gescannten Antragsdokuments“, so Dietmar Rost.

Um eine solche Dokumentenmanagement-Lösung wirklich effizient zu nutzen, muss man nicht nur die unterschiedlichen papiergebundenen Projektdokumente erfassen, sobald sie in der Poststelle des Flughafens eingehen – auch der E-Mail-Schriftverkehr sollte sich den entsprechenden Projekten und Abteilungen zuordnen lassen.

Der digitale Posteingang wurde neben Bau- und Lärmschutzakte für die Sekretariate der Geschäftsführung und mehrerer Abteilungsleiter eingeführt und ermöglicht jetzt die einheitliche elektronische Erfassung, Weiterleitung, Ablage, Recherche und Verwaltung ein- und ausgehender Post. Die Dokumente können dabei auch direkt einem Projekt der Bauakte zugeordnet werden. Sämtliche ein- und ausgehende Post wird dabei in einem virtuellen Postbuch dokumentiert. Dokumente, die nicht in Zusammenhang mit der Bauakte oder der Lärmschutzakte stehen, werden direkt im Postarchiv revisionssicher hinterlegt. „Die Strukturierung nach Abteilungen gibt uns die Möglichkeit, auch zukünftige Abteilungen individuell im System einzubinden“, erläutert Dietmar Rost das Potenzial der forcont-Lösung und ergänzt: „Über die Bau- und Lärmschutzakte oder den digitalen Posteingang besteht außerdem die Möglichkeit, Dokumente den Mitarbeitern oder Partnern zugänglich machen: Je nach deren Berechtigung entweder über einen Link mit direktem Zugriff auf die Anwendung oder als Mail-Anhang.“

Gemeinsam mit forcont hat die Flughafen-IT unter Dietmar Rost die unterschiedlichen Lösungen kontinuierlich weiterentwickelt. So kam eine zentrale Fotodokumentation hinzu, die alle Funktionen eines modernen Medienarchivs bietet. Außerdem sind Schritt für Schritt weitere Abteilungen angebunden worden. Statt ursprünglich zwei nutzen nun acht Sekretariate den digitalen Posteingang. Durch die automatische Zuordnung der Scan-User (Benutzerkennung des Anwenders) im Posteingangskorb sieht jedes Sekretariat grundsätzlich nur die eigenen eingescannten Dokumente.

Weitere Optimierungen

„Vor Kurzem hat forcont zudem einen Releasewechsel auf die aktuelle Software-Version forcont factory FX durchgeführt, der die Nutzerfreundlichkeit weiter erhöhen soll – durch ein verbessertes Layout und eine aktenübergreifende Recherche“, so Dietmar Rost. „Bei dieser Gelegenheit wurde noch auf den komfortableren Scan-Client von Open Text umgestellt. Nun können wir von einem Scan-Arbeitsplatz aus Dokumente für alle Dokumentenmanagement-Anwendungen bereitstellen.“ Die ECM-Lösung hat die Arbeitsprozesse in den Abteilungen am Flughafen Leipzig/Halle wesentlich schlanker und effizienter gestaltet und ihren Wert bewiesen. „Da wir das Leistungsspektrum des Flughafens kontinuierlich weiterentwickeln, werden mit der Zeit auch sicherlich neue Herausforderungen im Projektmanagement hinzukommen. Wir sind froh mit forcont einen Partner gefunden zu haben, der mit dieser Entwicklung Schritt halten und uns unterstützen kann.“ -sg-

forcont business technology gmbh, Leipzig Tel. 0341/48503-0, http://www.forcont.de

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