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DokumentenmanagementGrenzgänge im Datenmanagement

Für die digitale Verwaltung von Unternehmensinformationen gibt es die verschiedensten IT-Systeme. Im Bereich kaufmännischer Unterlagen kommen in der Regel ECM-Lösungen zum Einsatz, im Konstruktions- und Produktionsprozess dominieren PDM- beziehungsweise PLM-Werkzeuge. Abgrenzungen sind dabei ebenso notwendig wie Überschneidungen sinnvoll. Dieser Artikel gibt einen Überblick zu Definitionen und Einsatzbereichen. Grenzgänge im Daten-Management
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Dokumentenmanagement: Grenzgänge im Datenmanagement

Um das in Dokumenten enthaltene Wissen sinnvoll zu aufzubewahren, zu verwalten und für den täglichen Gebrauch aufzubereiten, stehen mit Enterprise Content Management Systemen (ECM) seit vielen Jahren entsprechende Technologien zur Verfügung. Die ECM-Hersteller nehmen für sich in Anspruch, mit ihren Produkten den gesamten strukturierten und unstrukturierten Wissenspool eines Unternehmens aufnehmen und effizient verwalten zu können. Gleichwohl kommen sie nach wie vor schwerpunktmäßig für die Verwaltung von Geschäfts- und kaufmännischen Dokumenten zum Einsatz – was dem Entstehen von ECM aus der Sphäre des elektronischen Dokumentenmanagements geschuldet ist. Im Bereich der Produktentwicklung und -dokumentation haben sich derweil zusätzliche Lösungsansätze etabliert, welche spezifischen Anforderungen der Daten- und Dokumentenverwaltung in diesem Bereich besser abdecken sollen. Die dort gebräuchlichen Akronyme heißen EDM (Elektronisches Datenmanagement), PDM (Produktdaten-Management), PIM (Produktinformationsmanagement) oder PLM (Produktlebenszyklus-Management). Wofür stehen die einzelnen Begriffe nun wirklich, wie hängen die Lösungen miteinander zusammen, wo gibt es Schnittmengen, wo Abgrenzungen?

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Der Sammelbegriff ECM ist hierzulande schon seit rund zehn Jahren gebräuchlich und wurde seinerzeit als Erweiterung von DMS und Archiv eingeführt. ECM-Lösungen führen Archiv, Dokumenten-Management, Workflow, Knowledge-Management und Collaboration in einer Welt zusammen. Sie helfen dabei, Geschäftsprozesse zu automatisieren und damit zu optimieren. Dadurch arbeiten Unternehmen kosteneffizienter und werden gleichzeitig wettbewerbsfähiger. Dokumenten-Management-Systeme umfassen nach hinlänglicher Definition Funktionen für Erfassung, Klassifizierung, Dokumentenlebenszyklus, Suche, Workflow und Archivierung. Inhaltlich überlappen sich DMS und ECM-Systeme, doch sind letztere deutlich weitergefasst und beinhalten beispielsweise auch Aspekte von Web 2.0. Umfassende Informationen über ECM-Systeme, deren Einsatzgebiete und Nutzen, stellt der VOI-Verband Organisations- und Informationssysteme unter anderem auf seiner Webseite http://www.voi.de zur Verfügung.

PDM für den technischen Bereich

Unabhängig von der kaufmännischen Welt haben sich im Produktionsbereich schon vor langem eigenständige Systeme für die Verwaltung der dort anfallenden Daten und Dokumente etabliert. Mit dem Einsatz von CAD-Programmen für die Erstellung technischer Zeichnungen am Bildschirm kamen konsequenterweise die ersten Systeme zur Verwaltung dieser Zeichnungen auf. Sie ermöglichten es, Zeichnungen unabhängig von kryptischen Dateinamen wieder zu finden. Die im technischen Büro benötigten Informationen wie Zeichnungsnummer, Teilebezeichnung, Änderungsstand oder Materialkennungen wurden in einer Datenbank abgelegt und für Recherche und Änderungsprozesse bereitgestellt.

Aus den Zeichnungsverwaltungssystemen entwickelten sich umfassende Softwarelösungen für ein ganzheitliches Produktdatenmanagement (PDM). Denn die Beschreibung technischer Geräte geht über deren Darstellung in Form technischer Zeichnungen weit hinaus. PDM-Systeme enthalten deshalb alle Informationen, mit denen ein Produkt in seinem gesamten Entwicklungs- und Fertigungsprozess begleitet und dokumentiert wird: 3D-Modelle mit allen Referenzen, Teilefamilienbeziehungen, Parametrisierungstabellen, Stücklisten und abgeleiteten Fertigungszeichnungen. Außerdem: Dokumente, in denen Eigenschaften von Produkten durch Berechnungstabellen, Texte, Bedienungshinweise, Fotos und bewegte Bilder beschrieben sind. Und: Informationen aus Systemen für die bewegliche virtuelle Produktdarstellung und digitale Einbausimulationen (Digital Mockup DMU)

Unter Verwendung dieser Informationen kommen PDM-Systeme übergreifend im Konstruktions- und Produktentwicklungsbereich zum Einsatz. Sowohl innerhalb der Abteilung als auch in Schnittstellen zu angrenzenden Bereichen steuert, überwacht und dokumentiert ein Unternehmen mit ihnen die Freigabe- und Arbeitsabläufe an verteilten Standorten. Das PDM-System stellt technische Unterlagen zuverlässig und schnell dort bereit, wo sie benötigt werden – mit dem freigegebenen und gültigen Versionsstand.

Im Wesentlichen deckungsgleich mit PDM ist der Begriff EDM (Engineering Data Management). Der Zusatz „Engineering“ lässt sich – über die reine Produktdatenverwaltung hinaus – als zusätzliche Fokussierung auf die Prozesse in der Entwicklung von Produkte verstehen. Häufig finden sich beide Begriffe in der Kombination PDM/EDM wieder, beispielhaft etwa bei Procad, einem Anbieter von PLM, PDM und DMS-Lösungen. Synonym verwandt für PDM wird auch „Product Information Management“ (PIM), ein seit einigen Jahren gebräuchlicher Gattungsbegriff.

Verschiedene Synonyme für PDM

Ihren größten Nutzen entfalten PDM/EDM-Systeme dort, wo technische Dokumente über komplexe Produkte mit hoher Variantenbreite in hoher Anzahl verwaltet und standortübergreifend bereitgestellt werden müssen. Dies kann bei Herstellern von Motoren, Pumpen oder Pneumatikkomponenten der Fall sein, bei hochintegrierten Produkte mit mechanischen und elektronischen Komponenten, Sondermaschinen, Anlagen, Produkten aus, komplexen oder nachweispflichtigen Fertigungsverfahren aus Luft- und Raumfahrt beziehungsweise Medizintechnik oder Kraftwerksanlagen – in allen Bereichen der Entwicklung und Fertigung technischer Produkte der Invest- und Consumer-Industrie werden PDM-Systeme als effiziente und produktive Infrastruktur längs der Wertschöpfungskette im Unternehmen wirksam und nutzbringend eingesetzt.

Angesichts globalisierter Arbeits- und Produktionsverhältnisse findet der Austausch von Informationen und Wissen heute entlang von Lieferketten statt, die vor nationalen Grenzen nicht halt macht. Diese Lieferketten verlaufen innerhalb wie außerhalb eines Unternehmens: Global aufgestellte Automobilhersteller benötigen ebenso wie ihre internationalen Zulieferer Zugriff auf Daten und Dokumente des Entwicklungs- und Produktionsprozesses. PDM-Systeme stellen diese digital, standortunabhängig und aktuell zur Verfügung. Sie bieten damit den gleichen Nutzen wie ECM- oder DMS-Systeme im Bereich der Geschäftsanwendungen: „Die Durchlaufsteuerung ist effizienter, Ablage und Suche von Informationen erfordert deutlich weniger Aufwand und eine mehrfache Datenerfassung und Konstruktion wird vermieden“, erklärt Stefan Kühner, Marketingleiter bei Procad. Kosteneinsparungen ergeben sich sowohl aus der geringeren Lagerhaltung (durch Reduzierung der Teilevielfalt) sowie im Materialfluss und der Maschinennutzung. Das Unternehmen vermeidet unnötige Kopien mit unterschiedlichen Änderungsständen und kann Freigaben mittels Workflow-Management gezielt steuern.

Technologie und Konzept

Eine wichtige Rolle im Reigen der Akronyme spielt das Management von Produktlebenszyklen, kurz PLM. Ähnlich wie beim Begriffspaar DMS-ECM handelt es sich hier um artverwandte Technologien, die dennoch nicht verwechselt werden dürfen, geht doch PLM über PDM hinaus.

PLM stellt demnach keine Softwaregattung dar, sondern vielmehr ein Gesamtkonzept oder eine Strategie für die Entwicklung von Produkten. Das Konzept geht von der ganzheitlichen Betrachtungsweise aus, dass produktbezogene Informationen die gesamte Lebensdauer von Produkten begleiten. Daten und Dokumente entstehen bereits bei der ersten Spezifikation oder in einer Ideenskizze. Weitere Unterlagen werden in den Konstruktionsabteilungen erstellt und dann für die Fertigung, Montage, Wartung und Inbetriebnahme weitergegeben. Angesichts von Erweiterungen und Veränderungen beim Produkt wiederholt sich dieser Prozess zyklisch, bis das Produkt gegebenenfalls vom Markt genommen wird. In der Definition des VDMA heißt es, ein PLM-Konzept beschreibe, wie alle Daten und Dokumente bereitzustellen sind, um Entscheidungen in den jeweiligen Phasen des Product Lifecycle frühzeitig treffen zu können.

„Das Management der Produktdaten mit einem PDM-Werkzeug nimmt innerhalb dieses Konzeptes eine zentrale Rolle bei Umsetzung von PLM-Strategien ein, schließlich werden damit alle Daten aus dem gesamten Entwicklungs- und Fertigungsprozess eines Produktes einheitlich gespeichert, verwaltet und abgerufen“, sagt Stefan Kühner von Procad. Während die PDM/EDM-Software schwerpunktmäßig die Integration der Produktentwicklungssysteme und die zentrale Verwaltung und Bereitstellung von Daten und Dokumenten übernimmt, beschreibt ein PLM-Konzept darüber hinaus auch alle anderen Aspekte des Produktlebenszyklus und nennt die dafür genutzten IT-Systeme. Dies sind ERP-Systeme, welche die Fertigung der Produkte steuern, 2D- und 3D-CAD-Systeme sowie immer stärker auch Anwendungen für Vertriebssteuerung und Kundeneinbindung.

PDM stellt Kernfunktionen im PLM

Hier wiederum schließt sich der Kreis zur DMS/ECM-Welt, die ebenfalls auf Daten und Dokumente solcher Geschäftsanwendungen zugreift. Gleichzeitig überschneiden sich PDM-Systeme abhängig von Herstellung und Leistungsspektrum in ihrer Funktionalität mit DMS- und Content Management Systemen sowie Lösungen für Knowledge Management. Ebenso könnte man PDM-Anwendungen eine Mittlerfunktion zwischen technischen und kaufmännischen Systemen zuweisen. Nicht zuletzt deshalb stammen viele der gegenwärtig den Markt beherrschenden PDM-Lösungen von ERP- oder CAD-Herstellern. Weil von der anderen Seite die ECM/DMS in den PDM-Markt drängen, fällt eine Differenzierung nicht immer leicht. Letztlich hängt es vom genauen Einsatzzweck ab, welches System – ob PDM oder ECM – das geeignete für den eigenen Bedarf ist. -sg-

VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., Bonn Tel. 0228/90820-89, http://www.voi.de

Procad GmbH & Co KG, Karlsruhe Tel. 0721/96565-5, http://www.procad.de

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