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DokumentenmanagementGeschäftsprozess-Automatisierung: Langzeitarchivierung für Dokumente

Die Heidelberger Software-Schmiede tangro, spezialisiert auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen, unterstützt nun mit ihrer Lösung Inbound Suite auch das PDF/-A-Format. Die Software wurde zur automatisierten Verarbeitung eingehender Dokumente in SAP entwickelt. Das PDF/-A-Format für die Langzeit-Archivierung stellt die Lesbarkeit elektronischer Dokumente auf Dauer sicher, indem sowohl alle sichtbaren Inhalte, als auch sämtliche Zusatz-Informationen im Dokument selbst eingebettet sind. Darüber hinaus weisen Dokumente in diesem Format eine geringe Dateigröße auf.

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Eingehende Dokumente werden mit der Inbound Suite von tangro automatisiert verarbeitet: Papier-Belege, die per Post oder Fax eingehen, werden digitalisiert, Rasterdaten aus E-Mail-Anhängen und Faxserver-Daten werden abgegriffen. Anschließend erfolgt eine Texterkennung per OCR (Optical Character Recognition). Hierbei werden sämtlichen Datei-Inhalte und Informationen erzeugt, die für eine Klassifizierung, Validierung, Archivierung und Übergabe in das SAP-System notwendig sind. Bisher erfolgte dies mit den Formaten tiff, pdf, jpl und Wortliste. Im PDF/A-Dokument sind neben den eigentlichen Texten auch alle Zusatzinformationen wie Erstellungsdatum, Autor oder Schlüsselwörter enthalten. Damit ist dem Beleg bereits die notwendige "Intelligenz" hinterlegt, die ein effizientes Suchen und Selektieren von Belegen im Archiv gewährleistet. Eine zusätzliche Wortliste als unsichtbare Ebene muss nicht mehr hinterlegt werden. Gleichzeitig reduziert sich die Dateigröße auf den Bruchteil einer vergleichbaren tiff- oder Originaldatei, ohne dass das Dokument an Qualität verliert. -sg-

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tangro software components gmbh, Heidelberg, Tel. 06221/13336-0, http://www.tangro.de

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