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SpecialECM ganz mobil

Moderne Applikationen ermöglichen den ortsunabhängigen Zugriff auf das Firmennetz
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Special: ECM ganz mobil
Durch die Integration von Smart Devices in IT-Prozesse verändern sich gewohnte Arbeitsabläufe in zunehmendem Maße. Unternehmen profitieren durch den Einsatz mobiler Anwendungen in bestehende Geschäftsprozesse auf unterschiedliche Weise: Flexiblere und schnellere Reaktionszeiten fördern die Kundenbindung und gehen mit einem Vorteil gegenüber Wettbewerbern einher. Mitarbeiter, die den Großteil ihrer Arbeitszeit bei Kundenterminen verbringen, können Reisezeiten effizienter nutzen und beispielsweise relevante Vorgangsdaten frühzeitig bearbeiten. Darüber hinaus können sie auf unerwartete Entwicklungen frühzeitig und flexibler reagieren, um Eskalationen effektiv zu vermeiden. Von dieser Entwicklung ist auch das Enterprise Content Management (ECM) im unternehmerischen Umfeld betroffen.

Unter dem Begriff des mobilen ECM werden heute alle Prozesse subsumiert, die von unterwegs Zugriff auf Geschäftsdokumente ermöglichen. Dabei übernimmt das mobile ECM zunehmend alle Aufgaben des klassischen ECMs, wie Erfassung, Verwaltung, Archivierung und Wiederauffindbarkeit von Content. Moderne Anwendungen kombinieren die klassischen Aufgaben des ECM mit den Vorteilen des mobilen Arbeitens und erweitern damit die potenziellen Einsatzfelder. Dabei handelt es sich keinesfalls um ein völlig neues Phänomen. Bereits in der Vergangenheit haben Arbeitnehmer das Notebook als Client benutzt, um anstehende Aufgaben ortsunabhängig zu bewältigen.

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Synchronisierte Lösungen

Der PC als mobiles Endgerät verliert bei Arbeitnehmern allerdings zunehmend an Popularität. Neueste Geräte stellen nur die notwendigste Hardware bereit, um einen flüssigen Workflow zu gewährleisten. Weitere Vorteile sind die gute Netzabdeckung, sowie die Möglichkeit, sich jederzeit von unterwegs mit dem Firmennetzwerk zu synchronisieren.

Auch Software-Anbieter stellen sich auf die veränderten Bedingungen ein. So hat beispielsweise der DMS-Spezialist Docuware inzwischen einen Großteil des Funktionsumfangs seines Windows-Clients in den Web-Client übertragen, wodurch Nutzer orts- und zeitunabhängig im Zugriff und der Bearbeitung der Dokumente sind. Die Basisversion von Docuware 5.1c verfügt bereits über einen kompletten Funktionsumfang zur elektronischen Archivierung und zum Dokumenten-Management. Optionale Zusatzmodule gibt es beispielsweise für die automatische Indexierung, Cold-Techniken oder für erweiterte Workflow-Funktionalitäten. Darüber hinaus unterstützt die Software die Integration zu Schnittstellen anderer Anwendungen wie ERP-Systemen oder Groupware.

Workflows bearbeiten

Die speziell für iPhones und iPads konzipierten Apps Docuware Mobile und Mobile Plus ermöglichen durch Fingertippen den Zugriff auf unternehmensrelevante Daten und Dokumente. Diese werden in dem für Apple-Funktionen angepassten Docuware Viewer angezeigt und lassen sich im Originalprogramm öffnen, editieren oder mit Annotationen versehen.

Um Workflows effizient zu bearbeiten, bedienen sich einige Hersteller einer Stempel-Funktion, mit der beispielsweise Rechnungsbelege im Außendienst genehmigt, weitergeleitet, abgelehnt oder zugewiesen werden können. Die kollaborative Arbeit wird auf diese Weise beschleunigt.

Eine wesentliche Rolle bei der Verwendung von ECM-Anwendungen kommt dem Such-Dialog zu, der Nutzer bei der Wiederauffindbarkeit von Dokumenten unterstützt. Durch eine intelligente Suche mit booleschen Operatoren, Standard- und Selektivsuchfunktion sind Anwender in der Lage, archivierte elektronische Dokumente schnellstmöglich wiederzufinden. Moderne ECM-Lösungen unterstützen den Anwender nicht nur durch Funktionalität und Skalierbarkeit, sondern darüber hinaus durch ein benutzerfreundliches Interface. Gerade Mitarbeiter im Außendienst benötigen ein einheitliches und homogenes Interface, welches routinierte Arbeitsabläufe begünstigt. Die in das iPhone beziehungsweise iPad integrierte App von Docuware bedient sich des bekannten Apple-Interfaces und stellt so viele bereits bekannte Abläufe bereit. Archivierte Belege, Dokumente und elektronische Akten werden nicht auf dem jeweiligen Endgerät gespeichert; ein Maximum an Sicherheit ist durch https-Verschlüsselung gewährleistet.

Aktuell mit Push-Diensten

Effektives Enterprise Content Management beginnt nicht erst, wenn der Anwender eine gewünschte Information sucht oder abruft. Vielmehr unterstützen ECM-Dienste den Nutzer durch proaktive Benachrichtigungen auf das jeweilige Endgerät. In der Poststelle eingescannte Dokumente werden dabei zunächst dem Archiv und anschließend nach vordefinierten Index-Kriterien automatisch einer Aufgabenliste übergeben. Mittels RSS-Feed erhält der Mitarbeiter automatisch die aktuellste Liste, die mit zusätzlichen Metadaten wie Fälligkeit oder gegenwärtigem Status versehen ist.

Ähnlich funktionieren auch auf E-Mail basierte Push-Dienste. Sobald beispielsweise eine Rechnung zu einem bestimmten Anwendungsprozess vorliegt, erhält der Verantwortliche eine Mail mit einem Link zu der entsprechenden Rechnung und kann diese zeitnah bearbeiten, auch von unterwegs.

Mobile Dokumentation und Projektmanagement

Ein typisches Anwendungsbeispiel für diese ECM-Lösungen ist die mobile Dokumentation. Dort werden alle synchronisierten Vorgangsdaten hinterlegt, die sich einem bestimmten Objekt, beispielsweise einem Kunden, zuordnen lassen. Diese Daten können jederzeit, zum Beispiel im Rahmen der Vorbereitung zu einem Termin, abgerufen werden. Während des Meetings können kurzfristig im Firmennetzwerk hinterlegte Belege eingesehen und zur Verfügung gestellt werden.
Die mobile Dokumentation findet aber auch in anderen Bereichen Anwendung wie etwa im Projektmanagement. Projekte, die sich über unterschiedliche Standorte oder Länder erstrecken, sind ohnehin mit hohen Transaktionskosten verbunden. Mobile Anwendungen, die umfassende Einblicke und Bearbeitungsmöglichkeiten in den aktuellen Projektfortschritt gewähren, können diese zumindest teilweise minimieren.
ECM-Anwendungen kommen in der Praxis auch in denjenigen Arbeitsprozessen zum Einsatz, die an Termine oder Deadlines geknüpft sind. Mobiles ECM kann Mitarbeiter darüber hinaus bei der Einhaltung von Skontofristen oder regelmäßigen Rechenschaftsberichten durch eine ortsungebundene Bearbeitung von Arbeitsprozessen unterstützen.

Mobiles Enterprise Content Management ist zwar nach wie vor noch nicht vollständig in der Geschäftswelt etabliert. Bei der Fülle der Anwendungsszenarien, der verbesserten Infrastruktur für mobile Endgeräte und deren Leistungsfähigkeit sowie der kontinuierlichen Verbesserung von mobilen Applikationen, ist die sukzessiv steigende Integration in den Unternehmensalltag allerdings nur noch eine Frage der Zeit. -sg-


Dieter Woeste, Alos GmbH, Köln

Alos GmbH, Köln Tel. 02234/4008-0, http://www.alos.de

Docuware AG, Germering Tel. 089/894433-0, http://www.docuware.de

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