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ECM/DMS - Alles Gute kommt von oben

ECM/DMS, IT&B: H1/A13Alles Gute kommt von oben

Um eine lückenlose Baustellendokumentation und damit den Überblick über die Objekte zu gewährleisten, setzt ein mittelständischen Unternehmen der Baubranche seit 2013 auf ein System für Enterprise-Content-Management (ECM).

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Zimmermann

Die Hans Drascher GmbH wurde 1838 gegründet und firmiert seit 1995 als Ing. Hans Drascher GmbH. Der Familienbetrieb bietet die gesamte Palette aller Arbeiten rund ums Dach. Seit 2000 produziert das Unternehmen außerdem die so genannten Drascher-Häuser mit eigens konzipierten Holzriegelwänden. Der Marktführer der Dachdecker- und Spenglergilde in Österreich beschäftigt heute 120 Mitarbeiter an verschiedenen Standorten.

Gemäß der Unternehmensphilosophie muss Qualität messbar sein. Daher gelten effizientes Zeitmanagement, termingerechte Planung und Abwicklung aller Abläufe sowie Sauberkeit als Selbstverständlichkeit. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, plant und entwirft Drascher seine Projekte mit Hilfe eines CAD-Programms.

Mit ECM den Überblick wahren
Beim Bau arbeitet oftmals eine Vielzahl von Gewerken an einem Objekt. Oftmals leidet darunter der Überblick. Insbesondere die operativ tätigen Arbeiter sind optimal in den Verwaltungsprozess einzugliedern, da diese unmittelbar am Wertschöpfungsprozess beteiligt sind. Entscheidend hierfür ist eine lückenlose Baustellendokumentation, denn fehlende Regieberichte oder Beweisfotos führten in der Vergangenheit so manches Mal zu finanziellen Nachteilen.

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Drehscheibe Elo ECM

Um die Dokumentation zu optimieren, hieß es, die gesamte IT-Infrastruktur auf den neuesten Stand zu bringen. „Das bei uns eingesetzte kaufmännische System für Enterprise Resource Planning (ERP) Kplus war veraltet. Das damit verzahnte Dokumenten Management System von Docuware kam bei uns nur geringfügig zum Einsatz. Im Herbst 2012 begannen wir daher, die gesamte IT-Landschaft neu zu planen“, erinnert sich der Prokurist Hans Drascher junior. Nach einer sechsmonatigen Evaluation fiel die Entscheidung für die ECM-Software ELO-Professional von ELO Digital Office. Beim Selektionsprozess mitgewirkt hatte der ELO Business-Partner OPS EDV Vertriebsges.m.b.H., der ab November 2013 auch für die Implementierung verantwortlich war.

Vielseitige Anforderungen
Ausschlaggebend für die Auswahl war unter anderem, dass sich die im Betrieb gut etablierte Ordnerstruktur bestens mit Hilfe des ECM-Systems abbilden ließ. Darüber hinaus sollten sich folgende Ziele umsetzen lassen: Vollständige und konsistente Dokumentation mit möglichst hoher Automatisierung und umfangreicher Verschlagwortung. Sowie das vollständige Abbilden aller kaufmännischen und projektbezogenen Dokumente. Und das benutzerspezifische Sichten durch Referenzen (Geschäftspartner-Projekte). Eine weitere wichtige Anforderung war die Fotodokumentation (Baustellenfortschritt, Basis für Angebot, Reklamationsgrundlage et cetera).

Bereits im April 2014 war das System mit allen Basisfunktionen eingerichtet. Die 25 Mitarbeiter in der Verwaltung nutzen es gerne, da es beispielsweise den Posteingang oder die Verarbeitung von Eingangsrechnungen deutlich vereinfacht und beschleunigt. Die Anbindung an das ebenfalls neu implementierte kaufmännische System Vendoc – der ERP-Lösung für Handel und Baunebengewerbe – erfolgte mit Hilfe des Moduls ELO Business Logic Provider (BLP). Die intelligente Middleware verbindet Drittapplikationen nach kundenspezifischen Vorgaben mit der ELO-Software.

ECM-Lösung

Prozesse von der Baustelle aus mobil unterstützen
Bis zur Einführung des neuen Systems verwendeten die Bauarbeiter spezielle Papierformulare für ihre Tagesberichte, Regie- oder Bestellscheine. Nun erhalten sie die benötigten Vorlagen mit Hilfe einer App auf ihr Smartphone oder Tablet-PC. Hierfür setzt Drascher auf IMS (Integrated Mobile Solution), eine vielseitige Tracking- und Tracing-Lösung. Eine besondere Rolle spielt dabei das Modul „Ims-app“. Die integrierte Lösung ermöglicht die papierlose Dokumentation des gesamten Arbeitstages. Ims-app wurde im Zuge des Projekts mit Schnittstellen zum Warenwirtschaftssystem und zum ECM-System ausgestattet und so zu „Ims for ELO“ erweitert. Der Vorteil: Die Arbeiter sparen sich den Weg in die Firma, um die Formulare abzuholen beziehungsweise sie wieder abzugeben, sobald sie ausgefüllt und vom Kunden unterzeichnet sind.

Deutlich optimiert wurde auch die projektbezogene Materialbestellung vor Ort. Heute genügt es, eine mit dem Smartphone fotografierte Skizze inklusive Zusatzanmerkungen per Mail direkt in die Werkstatt zu senden. Die Ablage erfolgt parallel dazu automatisch im ECM-Archiv. Anhand der Metadaten, die aus der Warenwirtschaft übernommen und von „IMS for ELO“ aufbereitet werden, lassen sich die Dokumente automatisiert strukturieren und zuordnen.

Üblicherweise werden alle Baustellen zu Dokumentationszwecken fotografiert. Heute nutzen die Bauarbeiter hierfür Ims-app. Die Aufnahmen werden dann mit den relevanten Metadaten an das ECM-System übertragen und mit Hilfe des integrierten Klassifikations-Tools automatisch verschlagwortet und abgelegt – inklusive einer GPS-Abstimmung auf Basis der Soll-GPS-Daten der jeweiligen Baustelle. Auf diese Weise werden bei Drascher täglich rund 500 Fotos und 250 sonstige Dokumente archiviert.

Fazit und Ausblick
„Seit der ECM-Einführung haben wir eine wesentlich bessere und zeitgerechtere Dokumentation unserer Baustellen. Die zeitnahe, automatische und GPS-überprüfte Ablage der Baustellenfotos erleichtert die Arbeit und verbessert die Qualität erheblich“, sagt Prokurist Drascher. Denn im Vergleich zu früher müssten diese nicht mehr umständlich vom Stick kopiert und im Dateiverzeichnis abgelegt werden. Nun landen sie direkt verschlagwortet an der richtigen Stelle im ECM-Archiv. Außerdem stehen dem Bauleiter die Dokumente überall und jederzeit auf dem Smartphone und Tablet zur Verfügung.

Dank der positiven Erfahrungen mit der ECM-Software und der guten Zusammenarbeit mit OPS plant Drascher, die wesentlichen Arbeitsabläufe (Angebote, Aufträge, Rechnungen et cetera) in Kürze per Workflow zu unterstützen. Vorgesehen ist des Weiteren, das CAD-System an ELO-Professional anzubinden, um die Bauskizzen direkt als PDF-Dateien zu archivieren. -sg-

ELO Digital Office, Stuttgart, Tel. 0711/806089-0, www.elo.com

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