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DokumentenmanagementPapier auf neuen Wegen

Jeder Tropfen Gerolsteiner Mineralwasser wird in der Vulkaneifel aus bis zu 200 Metern Tiefe gefördert. Fast dreimal tiefer hätte ein Brunnenschacht sein müssen, hätte die Gerolsteiner Brunnen GmbH & Co. KG ihre rund 5,5 Millionen Papierdokumente darin stapeln wollen. Die Archivierungslösung, die beim Anbieter der bekanntesten deutschen Mineralwassermarke bisher zum Einsatz kam, war zwar funktioneller als ein riesiger Papierstapel, erfüllte aber nicht die Anforderungen an eine moderne Dokumentenverwaltung. Mit der Lösung des Software-Herstellers Saperion werden jetzt täglich im Schnitt 2.500 Dokumente mit insgesamt 4.000 Seiten verarbeitet und in die verschiedenen Geschäftsprozesse integriert.
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Dokumentenmanagement: Papier auf neuen Wegen

Archivierung im Hintergrund, Posteingangsverarbeitung, Workflow, Revisionssicherheit: Das sind nur einige Punkte aus dem Anforderungskatalog an ein modernes Dokumenten-Management-System (DMS), den Gerolsteiner im Laufe der Zeit entwickelt hat. Lange hatten die Dokumente des Mineralbrunnen-Unternehmens in einem einfachen Archiv auf Basis eines Systems geruht, das den Mitarbeitern ausschließlich zur Ablage von Dokumenten diente: „Unser Hauptgeschäft ist die Produktion und die Vermarktung von natürlichem Mineralwasser und nicht das Verwalten von Dokumenten.

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Veraltetes Archivsystem erforderte Neuorganisation

Wir benötigen ein zukunftsfähiges Dokumenten-Management-System inklusive Archivlösung, das den Rechnungsverarbeitungsprozess unterstützt und reibungslos im Hintergrund funktioniert“, erklärt Werner Schwarz, Leiter IK/Organisation bei Gerolsteiner. Vor diesem Hintergrund suchte Gerolsteiner nach einer passenden ECM-Lösung, die sowohl das alte System ersetzen als auch eine Fortentwicklung aller archivbasierten Prozesse ermöglichen sollte. Dabei durfte der Sicherheitsaspekt nicht zu kurz kommen: Der gesamte Datenbestand sollte sicher vom alten System auf eine neue Lösung übertragen werden.

Bereits 1998 wurde bei Gerolsteiner ein Archivsystem eingeführt und 2002 erweitert. Um mit dem wachsenden Volumen von zurzeit mehr als 350.000 Dokumenten pro Jahr Schritt halten zu können, musste das alte Archiv-System dringend abgelöst werden. Eine Neuanpassung des Altsystems stellte sich als zu kostenintensiv heraus – also suchte Gerolsteiner nach einer neuen Lösung, mit der sich die Dokumentenverwaltung und -archivierung kosteneffizient, standardisiert und unternehmensweit umsetzen ließe.

Auswahlprozess für neue ECM-Lösung

„Wir haben eine klare Vorstellung von dem, was unser Archivsystem können soll“, erklärt Schwarz. Oberstes Ziel war es, für die mehr als 600 Nutzer eine elektronische Archivierung und unternehmensweite Bereitstellung aller Daten des täglichen Post- und Rechnungseingangs zu ermöglichen. Zusätzlich sollten verschiedene Fachanwendungen in das DMS eingebunden werden, so wie SAP bereits mit dem Altsystem verbunden war. Und schließlich musste das gesuchte System auch die Übernahme der E-Mails aus einer Lotus Notes/Domino-Umgebung gewährleisten und dafür 600 individuelle Postfächer bereitstellen können.
Mit einem gezielten Anforderungskatalog für das neue DMS-/Archivsystem wurden Informationen zusammengetragen und Angebote von verschiedenen Anbietern eingeholt. Nach gründlicher Evaluation entschied sich Gerolsteiner für drei Anbieter, die zu Systemdemonstrationen eingeladen wurden. Schlussendlich wählte Gerolsteiner aus zwei Gründen die Lösung der Saperion: Der Berliner ECM-Experte überzeugte durch seinen umfassenden, technologisch ausgereiften ECM-Ansatz und ein transparentes Angebot, das eine gewissenhafte Durchführung der Migration aller Dokumente aus dem alten System versprach. Pluspunkte sammelte Saperion zudem mit der im Standard der Lösung integrierten Posteingangsverarbeitungssoftware sowie den Funktionalitäten für Workflow und E-Mail-Archivierung. „Wir haben Saperion schon in der Auswahlphase als extrem flexiblen Partner kennengelernt, der uns durch kompetente persönliche Betreuung, internationale Referenzen und auch durch ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für sich gewonnen hat“, so Schwarz.

Sichere Migration der Archivdaten

In der ersten Projektphase wurde hauptsächlich die Übertragung der alten Dokumente aus dem Altsystem umgesetzt. Der Status quo des alten Systems sollte schnellstmöglich wieder hergestellt werden. Saperion setzte die Aufgabe unter Einbindung seines Partners Havi um, der als Spezialist auf dem Gebiet der Migration von Archivbeständen ebenso wertvolle Erfahrung beisteuern konnte. „Die sichere Überführung unserer Archivbestände lag uns so sehr am Herzen, dass wir unser Werksschutz-Team mit der Überführung der Archiv-Datenträger zu Havi beauftragt haben“, berichtet Schwarz aus der Umsetzung der ersten Projektphase. „Auf der 500 Kilometer langen Fahrt von Gerolstein nach Hamburg blieben die Archive keine Sekunde unbeaufsichtigt.“ Dank der engagierten und motivierten Zusammenarbeit des Projektteams aus Gerolsteiner- und Saperion-Mitarbeitern stand das neue Archivsystem nur fünf Monate nach dem Projekt-Kickoff – genau so, wie es zeitlich vorgesehen war. Damit war das Etappenziel erreicht, eine Ausgangsbasis zu schaffen, von der dokumentbasierte Prozesse im Unternehmen weiter entwickelt werden können.

In der zweiten Phase startete Gerolsteiner mit der Einführung archivbasierter Prozesse. Durch die Anbindung von Saperion an alle zugreifenden Systeme können die Nutzer nun beispielsweise direkt aus der SAP-Anwendung auf Lieferscheine, technische Zeichnungen, oder Rechnungen zugreifen – eine große Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter des Mineralwasserherstellers. Durch die automatisierte Posteingangsverarbeitung beschleunigt zudem Saperion alle Folgeprozesse: Die gesamte, täglich eingehende Papierpost von Gerolsteiner wird zentral im Post-/Archivbüro gescannt und vor Ort bereits klassifiziert und Geschäftspartnern zugeordnet. Eingesetzt werden für das Scannen zwei Arbeitsplätze mit dem Saperion Scan Client. Bei Gerolsteiner werden jetzt durchschnittlich 2.500 Dokumente mit insgesamt 4.000 Seiten innerhalb eines Arbeitstages vollständig verarbeitet und schnell in die verschiedenen Geschäftsprozesse wie beispielweise die SAP-Rechnungsprüfung eingeschleust. Möglich wird dies durch die effizient und individuell nach Dokumentenklassen gestalteten Saperion-Erfassungsmasken und die Einführung verschiedener Automatismen wie das „Heften” von Dokumenten mittels Barcode. Die Automatisierung erstreckt sich auch über Faxe: Saperion hat die Faxübernahme aus einem Topcall-Server unter Berücksichtigung der Datenschutzbestimmungen umgesetzt. Heute werden bei Gerolsteiner alle elektronisch eingehenden Faxe dem adressierten Mitarbeiter anhand der gewählten Fax-Durchwahl in einem Saperion-Workflow bereitgestellt.

Verträge digital verwalten

Der Mitarbeiter wird per Lotus-Notes-Mail über den Eingang des Faxes informiert und kann danach entscheiden, ob das Fax archiviert werden muss. Je nach Auswahl wird das Fax entweder vollständig gelöscht oder in einem eigenen „Verarbeitungsstapel“ in das Gerolsteiner-Gesamtarchiv überführt. Dort wird es, wie die Papierdokumente auch, im Archivbüro weiterverarbeitet.

Zudem testet Gerolsteiner derzeit im Vertrieb die elektronische Kundenakte. Damit können Vertriebsmitarbeiter relevante Dokumente zu jedem beliebigen Kunden direkt über ihr CRM-System aufrufen, bearbeiten und verknüpfen. Als nächster Schritt ist die Umsetzung der elektronischen Vertragsverwaltung geplant. Alle Verträge sollen so zukünftig ebenfalls im neuen Archivssystem verwaltet werden. Die Überwachung von Vertragslebenszyklen, Vertragsänderungen, auslaufende Verträge oder Kündigungen wird damit automatisiert und erheblich vereinfacht.

Schwarz zieht bislang ein sehr positives Resümee: „Die zwei Phasen unseres Projekts erforderten eine gute Planung und Disziplin in der Umsetzung. Dank Saperion konnten wir die Komplexität verringern, Terminsicherheit gewährleisten und unsere Budgets im Griff behalten. Zudem haben wir mit Saperion jetzt einen kompetenten Partner und ein zukunftssicheres Dokumenten-Management-System im Einsatz, mit dem Anpassungen und die Integration neuer Prozesse weder an der Technologie noch an den Kosten scheitern.“ -sg-

Saperion AG, Berlin Tel. 030/60061-0, www.saperion.com

Havi Solutions GmbH & Co. KG, Hamburg Tel. 040/696569-0, www.havi.de

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