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DokumentenmanagementERP und ECM: Elegantes Zusammenspiel

Wir leben in einer Zeit stetig wachsender Informationsflut. Unternehmen haben damit zu kämpfen, dass sich die Daten auf den unterschiedlichsten Medien befinden. Außerdem verhindern Insellösungen durchgängige Prozesse und einen konsistenten Datenbestand. Eine erfolgreiche Integration von ERP und ECM verbessert dagegen den Zugriff auf Informationen – und ist damit der Schlüssel zu höherer Produktivität sowie besserem Kundenservice.
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Dokumentenmanagement: ERP und ECM: Elegantes Zusammenspiel

Eine enge Verzahnung von ERP und ECM beschleunigt betriebliche Prozesse

ECM-Systeme (Enterprise Content Management) dienen der Verwaltung, Steuerung und Nutzbarmachung von unstrukturiertem Wissen. Diese Informationen können sich in gescannten Dokumenten, E-Mails, Faxnachrichten, Webseiten oder Bildern verbergen, oft über das gesamte Unternehmen verteilt. ECM-Systeme fungieren meist als unternehmensweites Repository, um verschiedene Services und Applikationswelten zu verzahnen. Im Sinne einer zentralen Content- und Archivplattform stellen ECM-Systeme somit eine Schlüsseltechnologie dar, um eine durchgängige Prozesssicht zu verwirklichen.

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ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) hingegen verwalten den strukturierten Datenbestand. Angefangen bei Daten zur Produktionssteuerung über solche aus dem Finanz- oder Personalbereich bis hin zu Daten des Vertriebs. Wichtiger Bestandteil der Geschäftsprozesse selbst sind jedoch auch Dokumente, die nicht im ERP-System liegen. So beispielsweise Vertragsentwürfe, Antragsformulare, Bestellungen, Lieferscheine, Kundenkorrespondenz oder Produktdatenblätter. Der Mitarbeiter muss diese Dokumente im Zuge der Bearbeitung einsehen. Daher gilt es, die prozessrelevanten Dokumente mit den ERP-Transaktionen zusammenzubringen. Darüber hinaus ist es notwendig, die Daten aus dem ERP-System auch an anderen Stellen den Unternehmensprozessen bereit zu stellen.

Zunächst ermöglicht die Vernetzung von ERP und ECM, dass Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine aus der ERP-Software heraus automatisch im ECM-System archiviert werden. Auf diese Weise stehen sie für den schnellen Recherchezugriff zur Verfügung – auch für „Nicht-ERP-Arbeitsplätze“. Neben einer revisionssicheren Archivierung der Dokumente ist so der Abruf aller vorgangsbezogenen Daten innerhalb eines Produktions- und Logistik-Prozesses gegeben. Auf einen Nenner gebracht: Die Verknüpfung von ERP und ECM gewährleistet die ganzheitliche Sicht auf die benötigten Informationen eines Geschäftsprozesses.

Transparente und automatisierte Prozesssteuerung

Medienbrüche entstehen häufig durch den hohen manuellen Anteil bei der Verarbeitung von Papierbelegen. So müssen die Daten digital erfasst werden, um elektronisch bearbeitet werden zu können. Dies bringt nicht nur hohe Erfassungskosten mit sich, sondern birgt auch zusätzliche Fehlerquellen. Solche Medienbrüche lassen sich mit ECM-Systemen vermeiden. Sie scannen und digitalisieren Belege und Dokumente. Dabei werden Rechnungen gleich mit der dazugehörigen Bestellnummer im ERP-System verknüpft, zudem werden die Artikelcodes und Bestellmengen überprüft. An diesen Schritt schließt sich ein automatischer Workflow an, der den entsprechenden Genehmigungs- beziehungsweise Freigabeprozess auslöst. Der gesamte Geschäftsvorfall wird so automa- tisiert gesteuert.

Doch damit noch nicht genug der Automatisierung: Auch eine ausschließlich dokumentenbezogene und systemübergreifende Vernetzung ist machbar. Bittet ein Kunde beispielsweise um Support, ist das System in der Lage, in der Kundenakte zu prüfen, ob noch Service-Tickets offen sind. Diese befinden sich üblicherweise im CRM- oder ERP-System und lassen sich dann – wiederum automatisiert – mit einem eingescannten und im ECM-Archiv abgelegten Kundenbrief verbinden.

Nahtlose Verzahnung

Will man eine reibungslose Integration erzielen, sind Standardschnittstellen unumgänglich. Sie gewährleisten ein einfaches, schnelles und kostengünstiges Zusammenspiel. Dieses Prinzip verfolgt auch Elo Digital Office mit der Software Elo Business Logic Provider (BLP). Die Anwendung beruht auf einer serviceorientierten Architektur (SOA) und stellt somit ihre Funktionen geschäftsprozessbezogen als Dienste zur Verfügung. Das Modul modelliert anhand von Konfigurations- und Design-Tools Geschäftsprozesse in der Daten- und Geschäftslogik. Praktisch bedeutet das: Der BLP speichert die Business-Logik in ein separates Business-Template und die applikationsbedingten Daten in ein Applikations-Template. Dadurch erhält das System eine hohe Flexibilität.

Leistungsstarke ERP-Anbindung in der Praxis

So müssen beispielsweise bei einem ERP-Systemwechsel lediglich die Applikations-Templates ausgetauscht werden. Alternativ ist die entsprechende Schicht zu modellieren. Die komplett definierte Business-Logik der Prozesse und Abläufe bleibt dabei vollständig erhalten. Der Vorteil: Kein aufwändiges und kostenintensives Programmieren mehr, wie es in der Regel bei kundenspezifischen sowie starren Schnittstellenlösungen erforderlich ist. In Verbindung mit einer ECM-Suite sorgt ein solches Modul für die optimale Unterstützung der Geschäftsprozesse. Ob es nun darum geht, Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten, zu speichern oder weiterzuleiten. Ebenso leistet es wertvolle Dienste, wenn Informationen aus Drittapplikationen wie ERP-Systemen verknüpft werden sollen.

Das Unternehmen Pfaff aqs (wer ist das?), Spezialist für permanente Qualitätssicherung und Optimierung industrieller Produktionsprozesse, legt größten Wert auf hohe Produktqualität, Sicherheit und Verlässlichkeit. Doch diese Erfolgskriterien basieren auf aufwendigen und komplexen Prozessen im gesamten Unternehmen. Um also dem hohen Anspruch an Qualität und Kundenservice gerecht zu werden, beschlossen die Verantwortlichen, ein ECM-System einzuführen. Relevante Informationen sollten den Mitarbeitern direkt zur Verfügung stehen, gleichzeitig sollte die Transparenz über alle Geschäftsabläufe sichergestellt sein. Grundvoraussetzung bei der Systemauswahl war vor allem ein nahtloses Zusammenspiel mit dem im Unternehmen befindlichen ERP-System „SAP Business One“.

Seit Ende 2008 setzt Pfaff aqs nun in den Bereichen Verkauf, Einkauf, Produktion sowie Qualitätssicherung auf ECM made in Stuttgart. Entscheidend hierfür war der Elo BLP, mit dessen Hilfe sich Drittsysteme flexibel und einfach verzahnen lassen. Im ersten Schritt wurde SAP Business One inklusive des Drittanbietermoduls für Fertigung, Qualitätssicherung, Materialwirtschaft und Kalkulation Beas über den BLP mit dem ECM-Archiv verknüpft.

Ebenso wurde der vorhandene Altbestand von rund 50.000 SAP-Belegen in das Archiv überführt. Pro Jahr rechnet das Unternehmen mit einem Zuwachs von mindestens 30.000 bis 40.000 Dokumenten. Über den vom BLP bereitgestellten Druckertreiber wurden die SAP-Belege gedruckt und automatisch verschlagwortet. Dieses Vorgehen vereinfachte die Altdatenübernahme stark und erforderte praktisch keinen Programmier- oder Individualaufwand. Neu erstellte Dokumente wie Bestellungen, Ein- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Lieferscheine kommen ohne manuelle Bearbeitung hinzu.

Das ECM-System übernimmt alle notwendigen Verschlagwortungsinformationen für die Archivierung direkt aus SAP heraus und legt das Dokument im Archiv an der richtigen Stelle ab. Mitarbeiter können dann direkt aus ihrer vertrauten SAP Business One-Umgebung heraus über ein ECM-Suchfeld auf die Dokumente zugreifen, so zum Beispiel anhand der Belegnummer oder des Namens des Geschäftspartners.

Automatisch referenziert und verschlagwortet

Mit Hilfe des BLP werden unterschiedlichste Dokumententypen sowie auch verschiedene Auswertungen und Berichte vorgangsbezogen abgelegt beziehungsweise referenziert – teilweise in komplexen Strukturen und immer unter Berücksichtigung der Rechte. Die Referenzierung sorgt dafür, dass ein Dokument nur einmal im Archiv abgelegt wird. Auf diese Weise vermeidet Pfaff aqs Redundanzen und spart eine Menge an Kapazitäten. Die automatisierte Verschlagwortung über den BLP ermöglicht eine einfache und rasche Nutzbarkeit der Dokumente. Dies hat eine hohe Akzeptanz von Seiten der Belegschaft gegenüber dem System zur Folge. Die Mitarbeiter können ihre Dokumente und Vorgänge transparent und vor allem nachvollziehbar einsehen und erhalten dank der Versionshistorie stets den aktuellen Stand.

In einem weiteren Schritt wurde der Posteingang mit Hilfe von Elo Workflows automatisiert. Alle eingehenden Dokumente werden automatisch eingescannt, im ECM-Archiv abgelegt und an das Workflow-Tool übergeben. Dieses leitet die Dokumente daraufhin an die zuständigen Mitarbeiter weiter. Handelt es sich beispielsweise um eine Rechnung, steuert der Workflow-Engine den vordefinierten Freigabeprozess. Die Arbeitsabläufe bleiben so in Gang. Fällt ein Mitarbeiter aus, bleibt der Bearbeitungsfluss dank klarer Vertreterregelungen garantiert. Nach der entsprechenden Prüfung und Freigabe werden die Rechnungsdaten automatisch zur Buchung an das SAP-System übergeben.

Höhere Qualität und schlankere Prozesse

Dank der Vernetzung von SAP und ECM stehen den Mitarbeitern bei Pfaff aqs jetzt alle relevanten Informationen zentral und übersichtlich zur Verfügung. Die gesamten Vorgänge inklusive der kompletten Abstimmung zwischen den Kunden und dem Vertrieb werden lückenlos dokumentiert. Das Unternehmen profitiert von Qualitätsverbesserungen sowie Einsparungen an Zeit und Kosten.

ERP und ECM bilden auf diese Weise ein leistungsstarkes Team. Der gegenseitige Informationsaustausch sorgt nicht nur für eine Minimierung neu zu erfassender Daten, sondern fördert gleichzeitig schlankere Prozesse. All dies senkt die Kosten und generiert Wettbewerbsvorteile. -sg-


Karl Heinz Mosbach, Stuttgart

Elo Digital Office GmbH, Stuttgart Tel. 0711/806089-0, http://www.elo.com

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