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ECM/DMSArchivierung: Neue Norm für Langzeitarchivierung

Der VOI-Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. hat sich an der Formulierung der neuen DIN 31644 "Information und Dokumentation - Kriterien für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive" beteiligt. Im Frühjahr kommenden Jahres erscheint die finale Fassung der Norm, die standardisierte Anforderungen beim Aufbau und Unterhalt digitaler Langzeitarchive formuliert. Als führender Fachverband für das DMS- und ECM-Thema hat der VOI auf eine vorliegende Fassung Einfluss genommen: "Die damals vorliegende Version hätte eine unnötige Mehrbelastung und Einschränkung für die freie Wirtschaft dargestellt", erläutert Ralf Kaspras, Leiter des VOI Competence Center "Standards & Normen ECM". Wesentliche Kritikpunkte seitens des VOI waren, dass der Entwurf zu einseitig auf die Belange von öffentlichen Archivaren ausgerichtet sei (ohne tatsächlich jedoch auf diesen Bereich beschränkt zu sein), die Kopplung an weitere Normen, deren fortlaufende Harmonisierung nicht sichergestellt werden kann, das Fehlen eines internen Kontrollsystems zur laufenden Überwachung der Kriterien sowie einige formale Unstimmigkeiten. Zu den formalen Unstimmigkeiten gehörten der Bezug auf einen bereits veralteten Stand des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik und das Fehlen von Verweisen auf etablierte Prüfverfahren, wie zum Beispiel die VOI-"Prüfkriterien für Dokumentenmanagementlösungen" oder die "Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren" des Fachausschusses für Informationstechnik des Institutes der Deutschen Wirtschaftsprüfer). -sg-

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VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., Bonn, Tel. 0228/90820-89, http://www.voi.de

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