smart engineering - Industrie 4.0 aus einer Hand
Home> IT Solutions> PLM/ERP/MES> PLM> Compliance> Compliance und Komfortgewinn im Gleichgewicht

ComplianceCompliance und Komfortgewinn im Gleichgewicht

Aktuelle ECM-Systeme betrachten Prozesse rund um die elektronische Akte und das E-Mail-Management ganzheitlich
sep
sep
sep
sep
Unmengen an E-Mails, Akten und Dokumenten – die tägliche Dosis an Informationen belastet das Nervensystem vieler Firmen. Längst versuchen deshalb nicht mehr nur Großunternehmen ihre IT in puncto Enterprise Content Management (ECM) auf dem akutellen Stand zu halten. Auch der Mittelstand hat die Notwendigkeit erkannt. Zugleich wird auch das Thema Compliance als zusätzlicher Risikofaktor aufgefasst. Sensibilisiert durch die aktuelle Berichterstattung sehen sich immer mehr Firmen veranlasst, auch die rechtskonforme Archivierung genauer zu beachten.

Dabei sollte Compliance, das rechtskonforme Handeln, im Prinzip eine Selbstverständlichkeit sein – und zwar nicht erst seit Beginn des IT-Zeitalters. Schließlich gelten das Handelsgesetzbuch mit seinem altmodischen Begriff des „Handelsbriefs“ und die ungeschriebenen Gesetze des kaufmännischen Handelns seit langer Zeit. Mit einigen ergänzenden Vorschriften allerdings hat der Gesetzgeber auf die Anforderungen der Moderne reagiert. So gibt es neben den „Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführung“, die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“, das Datenschutzgesetz sowie eine ganze Reihe weiterer Regelwerke, die der korrekt arbeitende IT-Profi von heute zu beachten hat.

Anzeige

Dabei steht für das Unternehmen so einiges auf dem Spiel. Neben Schadensersatzforderungen, Strafen, Bußen und Zwangsgeldern fürchten Firmen vor allem Steuerschätzungen und die damit verbundenen hohen Zahlungsverpflichtungen. Doch auch der Schaden der entsteht, wenn ein Unternehmen bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung ohne geeignetes Beweismaterial dasteht, kann ein erhebliches Ausmaß annehmen. Von ganz anderer Art, aber nicht minder gravierend, ist der Reputationsverlust nach Datenmissbrauchsfällen. Eine negative Presse und Kundenabwanderungen sind in vielen solcher Fälle garantiert und können selbst bei vergleichsweise harmlosen Vergehen für langfristige Umsatzeinbrüche sorgen.

Aus gutem Grund raten die Pragmatiker unter den Juristen, sich weder im Wirrwarr der Regularien zu verlieren, noch sich von denkbaren Horrorszenarien lähmen zu lassen. Gefragt sind stattdessen IT-Lösungen, bei denen all diese Themen verlässlich adressiert werden.

Nicht die Technik, die Expertise zählt

Dr. Martin Bartonitz vom deutschen Anbieter Saperion kennt die Herausforderungen, vor denen die Unternehmer in Compliance-Fragen stehen: „Es sind oft nicht die technischen Details, die bei der Anbieterwahl ausschlaggebend sind, sondern die Expertise auf diesem Gebiet. Als deutsches Unternehmen mit Hauptsitz in Berlin haben wir in dieser Hinsicht natürlich einen großen Heimvorteil.“ Sind zusätzlich auch ausländische Niederlassungen bei ECM-Projekten betroffen, müssen außerdem auch die Besonderheiten dieser Länder gewürdigt werden. „Auch hier zählt letztlich die Erfahrung mit internationalen Projekten und die genaue Kenntnis der Rechtsordnung in diesen Märkten“, so Bartonitz.

Ein wichtiger Faktor bei Compliance-Überlegungen von Unternehmen sollte nach Ansicht von Saperion auch der Mehrwert für die Firma sein. Dieser lässt sich nur dann „mitnehmen“, wenn Rechts- und Revisionssicherheit mit einem ECM-System Hand-in-Hand gehen. „Es darf nie nur darum gehen, Daten zu sammeln und zu archivieren und die darin „versteckten“, wertvollen Informationen ungenutzt zu lassen“, erklärt Bartonitz weiter.

Besonders wichtig in diesem Zusammenhang sind E-Mails, die als Wissensspeicher des Betriebs in einen vernünftigen Bezug zu anderen Dokumenten gesetzt werden müssen. Dazu ist es notwendig, E-Mails und andere „Informationsträger“ in einer einheitlichen Lösung zusammen zu bringen. Ungünstig sind in diesem Zusammenhang beispielsweise Konstellationen, in denen eine Bestellung per Brief in der Akte landet, per E-Mail aber nicht. „Die Entscheidung darüber, ob eine E-Mail in der Postbox verbleibt oder in die Akte gelangt, sollte dem Anwender abgenommen werden”, erklärt Bartonitz.

In der Praxis jedoch herrscht bei vielen deutschen Unternehmen in diesem Bereich ein ungeordnetes Zusammenspiel unterschiedlicher Arten der Content-Verwaltung. Rund 33 Prozent aller Befragten einer Saperion-Umfrage unter 130 Mittelständlern arbeiten mit digitalen Kundenakten, während Projektakten nur in neun Prozent aller Fälle elektronisch verwaltet werden. -sg-

Saperion AG, Berlin Tel. 030/60061-0, http://www.saperion.com

Diesen Artikel …
sep
sep
sep
sep
sep

Weitere Beiträge zum Thema

Enterprise Resource Planning: IT-Trends: Von Smart Factory bis Holografie

Enterprise Resource PlanningIT-Trends: Von Smart Factory bis Holografie

Holografie in der Produktion? Oder ERP auf der Smart Watch? Mit den neuen Technologien mehren sich auch die Chancen für Innovationen und die digitale Transformation im deutschen Mittelstand.

…mehr
Elo ECM

ECM/DMS/ERPECM trifft ERP

Der Stuttgarter ERP-Anbieter Avista rundet seine Software avista-ERP mit der Integration der ECM-Lösungen der Elo Digital Office Elo-Professional für den Mittelstand und Elo-Enterprise für größere Unternehmen ab.

…mehr
Aktenberge

Enterprise Content ManagementMit Scannern zu papierarmer Wirtschaft

Wird Europa papierlos? Diese Frage muss ganz klar mit ‚Nein‘ beantwortet werden. Denn die völlige Abschaffung des Papiers wird eine Utopie bleiben, hat sich doch das Papier für den Menschen über die Jahrtausende als zu wertvoll erwiesen.

…mehr
Vertragsmanagement

Enterprise Content ManagementRisiken oder Chancen – was steckt in Verträgen?

Viele Unternehmen setzen auf Dokumentenmanagement-Lösungen, weil sie die Effizienz ihrer administrativen Prozesse verbessern wollen. Oder anders gesagt: Weil sie nach einem Weg suchen, des Chaos in ihren Ablagen, Ordnern und Postfächern Herr zu werden.

…mehr

ECM-SoftwareECM-Hersteller des Jahres

Die auf den ECM-Markt (Enterprise Content Management) spezialisierten Berater der Pentadoc Consulting AG verliehen dem Stuttgarter Softwarehersteller Elo zum zweiten Mal in Folge den Titel „ECM-Hersteller des Jahres“. Darüber hinaus war Elo in der Kategorie „ECM-Lösung 2014“ unter den Nominierten.

…mehr
Anzeige
Anzeige

Anzeige - Highlight der Woche

PROXIA MES-Seminare: Wie viel Industrie 4.0 braucht der Mittelstand?

PROXIA MES-Seminare: Wie viel Industrie 4.0 braucht der Mittelstand?

Komplexität meistern – Transparenz in der Produktion!

  • Industrie 4.0: Die wichtigsten Bausteine für KMU
  • Software in der Produktion: Lücken zwischen ERP und Shopfloor schließen
  • PROXIA MES: Daten erfassen, analysieren und Entscheidungen ableiten

Aktuelle Termine und Orte hier

Anzeige - Highlight der Woche

COSCOM Digital-PROZESS Meetings

Einladung zu COSCOM Digital-PROZESS Meetings

Mehr Profit vor dem Span! COSCOM connected …

… Manufacturing: CNC-Prozesse optimieren!

… Tool-Management: Rüstprozesse beschleunigen!

… Prozess-Management: Durchgängige Daten bis an die Maschine!

Aktuelle Termine und Orte hier

Anzeige - Highlight der Woche

Aras Whitepaper: Internet of Things - Kontext statt Chaos


Hier stellt Ihnen das Unternehmen Aras das Highlight der Woche vor.

White Paper jetzt kostenlos herunterladen!

Mediadaten 2018

Anzeige

White Papers auf smart engineering


In unserer neuen White Paper Sektion finden Sie lösungsorientierte White Paper unserer Partner zu IT-Standards, Anwendungshinweisen, Leistungsübersichten uvm. Jetzt kostenfrei downloaden.

Künstliche Intelligenz: Forschungsroboter “Roboy“ und Martina Mara

Video- Künstliche Intelligenz: Forschungsroboter “Roboy“ und Martina Mara


Welche Wirkung hat der Anblick von Robotern auf Menschen? Mit dieser Frage befasst sich das Team um Professor Markus Appel vom Campus Landau in einem aktuellen Forschungsprojekt. Mit ihrer Studien wollen die Forscher herausfinden, inwieweit wir Menschen künstliche Intelligenz als helfende Hand im Alltag akzeptieren oder ablehnen.

smart engineering in Social Networks

smart engineering Newsletter

smart engineering Newsletter kostenfrei abonnieren

Unser Newsletter informiert Sie über die wichtigsten Neuigkeiten, Produktentwicklungen und Trends aus der Branche. Jetzt kostenlos registrieren.

SCOPE Newsticker