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NachrichtenAuswahl von Redaktionssystemen

Die Zahl der am Markt erhältlichen Redaktionssysteme wird immer größer. Wer den Nutzen von Redaktionssystemen erkannt hat und eines einführen möchte, steht vor der schwierigen Aufgabe, das für ihn passende System auszuwählen. Um dies zu erleichtern, hat die Abteilung Informatik im VDMA einen neuen Leitfaden veröffentlicht.
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Nachrichten: Auswahl von  Redaktionssystemen

Der Industriearbeitskreis „Redaktionssysteme“ des VDMA hat den Leitfaden „Einführung eines Redaktionssystems in der Technischen Dokumentation“ erarbeitet. Der Leitfaden sensibilisiert Führungskräfte für die Problemstellungen in der Technischen Dokumentation und zeigt Gründe für die Einführung von Redaktionssystemen auf. Kern des Leitfadens ist die Unterstützung von Unternehmen bei der Auswahl des richtigen Redaktionssystems. Er enthält zudem wichtige Tipps für die Vorgehensweise bei der Einführung eines Redaktionssystems. Auch an kritischen Betrachtungen mangelt es nicht. Hier stellt der Leitfaden „Stolpersteine“ der Systemeinführung dar und zeigt Wege auf, diese Hürden zu bewältigen.

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Zu Beginn des Leitfadens steht eine kurze Beschreibung der Software-Gattung „Redaktionssystem“. Hier erfolgt insbesondere eine Abgrenzung zu anderen Systemen, mit der Feststellung, dass die wichtigen Kernfunktionen von Redaktionssystemen in der Regel nicht von anderen Systemen wie etwa DMS oder ERP abgedeckt wird. Dadurch erhält das Redaktionssystem als eigenständige Software im Rahmen des Product Lifecycle Managements seine Berechtigung. Im Anschluss an den Definitionsteil zählt der Leitfaden Gründe für die Einführung von Redaktionssystemen auf. Hierzu zählen unter anderem verkürzte Erstellungszeiten für technische Dokumente durch kontrollierte Mehrfachverwendung, ein verringerter Pflegeaufwand, die einfachere Bereitstellung zusätzlicher Medien wie etwa Onlinehilfen oder auch eine erhöhte Prozesssicherheit und dadurch minimiertes Produkthaftungsrisiko.

Stolpersteine und ROI-Berechnung

Demgegenüber beschreibt das Kapitel „Stolpersteine“ die Fallen, die eine Systemeinführung scheitern lassen können. Anhand des Stufenmodels werden die verschiedenen Stufen erläutert, die im Unternehmen unterschiedliche Maßnahmen bei der Systemeinführung erfordern.

Anschließend wird die Wirtschaftlichkeit von Redaktionssystemen betrachtet. Hier geht es darum, ein Bewusstsein für die im Dokumentationsprozess entstehenden Kosten zu schaffen. Schließlich steht die technische Dokumentation in der Regel nicht im Fokus des Controllings. Sind die Kosten bekannt, lassen sich mögliche Einsparungen mittels ROI-Berechnung ermitteln. Hier beschreibt der Leitfaden, nach welchen Kriterien eine solche Berechnung erfolgen kann. Auch die Kosten für die Einführung des Systems werden betrachtet. Dabei spielen die eigentlichen Software-Kosten meist eine deutlich geringere Rolle als die übrigen Kosten für die Systemeinführung, wie beispielsweise die für die Migration die Daten. Im Kapitel „technologische Betrachtung“ findet sich eine kurze Beschreibung der technischen Anforderungen an Redaktionssysteme. Auch die Einbettung von Redaktionssystemen in die übrige Systemlandschaft und die üblichen Schnittstellen werden beschrieben.

Den Kern des Leitfadens bildet das Kapitel 7, in dem zwei unterschiedliche Varianten zur Vorgehensweise bei der Auswahl und Einführung eines Redaktionssystems vorgestellt werden. Anschließend werden die einzelnen Schritte dargestellt. Zu jedem Schritt werden Vor- und Nachteile für die Beratung durch Hersteller oder neutrale Berater aufgeführt. Weiter enthält der Leitfaden eine ausführliche Beschreibung der bei modernen Systemen unterschiedlichen Grundfunktionen. Diese soll insbesondere denjenigen, der bisher noch nicht in solchen Systemen gearbeitet haben, aufzeigen, was nach dem Stand der Technik heute möglich ist. In Abgrenzung zu der tekom Studie enthält der Leitfaden des VDMA keinerlei Informationen zu den am Markt erhältlichen Systemen.

Für den Vergleich unterschiedlicher Systeme beinhaltet der Leitfaden auch eine Entscheidungsmatrix, die der VDMA zum Download im Excel-Format bereitstellt. Diese Matrix enthält zahlreiche Informationen zu den einzelnen Systemen und erleichtert so die Auswahl einer passenden Software. Die Publikation ist beim VDMA-Verlag erhältlich, weitere Informationen unter www.vdma-verlag.com. -sg-

VDMA, Frankfurt, Tel. 069/6603-0, www.vdma.org

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