Mit Sicherheit entscheiden

Kaimann produziert unter dem Markennamen Kaiflex technische Dämmstoffe aus Kautschuk und Polyethylen für die Branchen Kälte, Klima und Lüftung, Heizung und Sanitär sowie für spezielle Anwendungen. Die Materialien dienen der Ummantelung von Kalt- und Warmwasserrohren, Heizsystemen sowie Klima- und Solaranlagen. Im Bereich Business Intelligence hatte die Geschäftsführung klare Vorstellungen: Es wurde eine Lösung gesucht, die innerhalb kürzester Zeit kompakte Zahlen bereitstellen kann, um immer einen aktuellen Überblick zu haben – bestenfalls mit Hilfe einer leicht zu bedienenden Software. Zudem legt das Unternehmen mit Sitz im nordrhein-westfälischen Hövelhof großen Wert auf Flexibilität: Gefordert war eine Analyse-Software, die die Fachanwender selbst bedienen können, ohne jedes Mal ihre IT-Abteilung um Hilfe zu bitten. Kein Platz mehr sollte hingegen für unübersichtliche Excel-Listen und Zahlenkolonnen sein.

Die Auseinandersetzung mit dem BI-Markt zeigte schnell, dass – wollte das Unternehmen zukünftig mit einer einfach zu bedienenden und flexiblen Software arbeiten – die Olap-Technologie (Online Analytical Processing, analytische Informationssysteme) von vorn herein ausschied. Manfred Schröder, IT-Leiter bei Kaimann, erklärt: „Uns war schnell klar, dass wir nicht bei jeder einzelnen Analyse die entsprechenden Olap-Würfel vorkonfigurieren wollten. Zudem sollten unsere Fachanwender mit ihren Auswertungen unabhängig von der IT sein, was bei den Würfeln nicht der Fall gewesen wäre. Auch wäre es sehr schwer geworden, auf Seiten der Mitarbeiter die Akzeptanz für ein Olap-Produkt zu erreichen.“

Der Anwender im Mittelpunkt

„Bereits nach dem ersten Testlauf mit Qlikview lagen konkrete Ergebnisse vor. Wir haben die Daten einfach in den Hauptspeicher geladen und konnten sofort loslegen. Dadurch, dass die Verknüpfungen der Daten erhalten bleiben, arbeitet die Software quasi wie das menschliche Gehirn, die Fragestellungen können also logisch-assoziativ sein. Oft wirft eine Antwort auf eine bestimmte Frage eine neue Frage auf, an die man vorher gar nicht gedacht hat. Mit einem Olap-Tool wäre die Beantwortung völlig unmöglich. Qlikview ist so viel schneller und flexibler als die Arbeit mit den Würfeln“, so Schröder.

Die Idee hinter der BI-Lösung ist einfach erklärt: Mit dem Konzept der Business Discovery stellt Qlikview den Anwender in den Mittelpunkt. Entscheider aller Hierarchieebenen können relevante Daten selbstständig auswerten. Bei traditionellen BI-Systemen versorgen wenige Experten eine große Anzahl an Anwendern mit wichtigen Informationen. Während diese rasch und zeitnah Daten als Basis für wichtige Entscheidungen benötigen, können die IT-Abteilungen Analysen und Reports nicht schnell genug liefern. Der Grund: komplexe BI-Systeme, welche Analysen umfangreich und langwierig gestalten. Im Ergebnis landet die Software oftmals ungenutzt in der Schublade („Shelfware“). Mit Business Discovery können sich alle Nutzer selbst einen Überblick über die Daten und Geschäftsprozesse verschaffen, also flexibler arbeiten und direkt auf Veränderungen reagieren. Per Mausklick können die Daten in einer intuitiven Oberfläche flexibel analysiert werden, wobei jeder Wert als Ausgangspunkt für die Analyse dienen kann. Auf diese Weise bekommt jeder Nutzer genau die Information, die er braucht.

Vielseitig im Einsatz

Kaimann verwendet die BI-Software inzwischen in der Geschäftsführung sowie in den Bereichen Finanzcontrolling, Buchhaltung und Produktionsplanung – ebenso in der Logistik, dem Einkauf, dem Vertrieb und der IT-Abteilung. Die Daten kommen unter anderem aus dem ERP-System. Ausgewertet wird nach individuellem Bedarf: Der Einkauf beispielsweise möchte wissen, wie der Stand der Abverkäufe ist und wann für die neue Produktion wieder nachbestellt werden muss. Analysiert werden auch die durchschnittlichen Liefer- und Bestellzeiten oder halbfertige Lieferungen: Was ist verkauft, noch nicht fakturiert und ausgeliefert? Der Vertrieb hingegen setzt den Fokus auf die verschiedenen Kundengruppen: Welche Region hat wie viel Umsatz mit welchem Produkt erzielt? Welches Produkt verkauft sich überdurchschnittlich, welches liegt am unteren Ende? Auch die Logistik hat ihre eigenen Fragestellungen: Sie möchte etwa gerne wissen, wie die Warenumschlagszahlen aussehen, wann wie viele Lkw im Einsatz sind, wie die Tourenplanung verläuft und wo kurzfristige Express-Lieferungen anstehen.

Selbständige Analysen

„Für unsere üblichen Auswertungen laden wir die Daten zweimal täglich in den Hauptspeicher. Unsere Produktion tut dies wegen der extrem hohen Aktualität und der punktgenauen Fertigungs- und der sich anschließenden Logistikplanung sogar alle zehn Minuten. Das Schöne ist, dass die Fachanwender ihre Abfragen wirklich völlig selbständig fahren können und anhand der festgelegten Kennzahlen sofort sehen, wie sie im unmittelbaren Vergleich liegen“, erklärt Schröder. Bei den definierten Kennzahlen (KPIs) handelt es sich beispielsweise um Rechnungssummen, Umsatz pro Kunde oder um Umsätze in bestimmten Zeiträumen. Auch der Vergleich mit den Vorjahresergebnissen ist nun möglich. Anhand der Zahlen können jetzt sogar bestimmte Sachverhalte und Trends ausgewiesen werden. „Das ist genauso hilfreich wie die von uns erstellten Was-wäre-wenn-Analysen. Mit Qlikview sehe ich sofort, wie sich die Auslieferungen verschieben würden und welchen Einfluss das etwa auf die Tourenplanung der LKW hat.“

Von 30 Minuten auf 30 Sekunden

Speziell in der Produktionsplanung und auch in allen anderen Bereichen konnten seit der Implementierung von Qlikview erhebliche Vorteile realisiert werden. Früher mussten die Daten zur Auswertung aus dem ERP-System exportiert werden, was etwa eine halbe Stunde gedauert hat. „Aber nach diesen 30 Minuten lagen die Daten nicht etwa in der gewünschten Form vor, das war vielmehr alles ein Datenwust, den man mehr oder weniger manuell erst noch bearbeiten musste. Mit der neuen BI-Software hat sich diese Zeit auf nicht einmal 30 Sekunden reduziert, und ich erhalte die Daten genau so, wie ich sie brauche. „Die Antwortzeiten haben sich extrem verkürzt, in der Produktionsplanung sind wir um ein Vielfaches schneller geworden. Unsere hohen Erwartungen wurden in jeder Hinsicht erfüllt. Heute können wir sagen, dass unsere Datenaktualität sehr gut ist, und dass wir ausnahmslos alle Analysen hochgradig flexibel und sehr schnell vornehmen können“, bestätigt Schröder.

In naher Zukunft ist geplant, die Vertriebsanwendungen auch den ausländischen Tochtergesellschaften zur Verfügung zu stellen. Des Weiteren möchte die Unternehmensleitung künftig Qlikview-Anwendungen über mobile Endgeräte wie iPhone und iPad nutzen, um auch unterwegs flexible Datenanalysen durchführen zu können. -sg-

Kaimann GmbH, Hövelhof Tel. 05257/9850-0, http://www.kaimann.de

Qliktech GmbH, Düsseldorf Tel. 0211/58668-0, http://www.qlikview.com