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Aus der PraxisRisikofaktor Mammut-Projekte

Autor: Gerhard Knoch, München

Aus der Praxis: Risikofaktor  Mammut-Projekte
Wem das Wasser nicht bis an den Hals reicht, der wartet lieber: So könnte, salopp formuliert, ein Fazit einer Studie lautet, die unter Geschäftsführern und kaufmännischen Leiter von 120 mittelständischen und großen Unternehmen zum Thema ERP-Software-Modernisierung zur Krisenprävention durchgeführt wurde. Die Ergebnisse dieser Studie belegen: Fast jedes Unternehmen könnte unter Einsatz einer neuen ERP-Software Kosten reduzieren und die Produktivität steigern. Dennoch setzt jedes vierte Unternehmen eine Software länger als zehn Jahre ein, verzichtet auf einen Wechsel und nimmt hohe Wartungs- und Betriebskosten einer inkonsistenten, zeit- und kostspieligen Altlösung in Kauf.

Im Mittelpunkt der Studie standen Betriebe aus den Branchen Fertigung mit Schwerpunkt auf Maschinen- und Anlagenbau, Automobilzulieferer, Metall- und Kunststoffverarbeitung, Großhandel und Technischer Handel sowie Dienstleistung einschließlich Logistik. Durchgeführt wurde diese von der Hamburger Unternehmensberatung Softselect. Die individuellen Gründe für das abwartende Verhalten sind vielfältig – allen gemein ist aber, dass sie eine Neueinführung unter Zeit- und Kostendruck nicht oder nur bedingt leisten können.

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Einer der Hauptgründe: ERP-Systeme unterstützen mit ihren zahlreichen integrierten Modulen zwar fast jede betriebswirtschaftliche Funktion im Unternehmen. Anpassungen älterer Release-Stände an die Anforderungen der Globalisierung haben aber einen Wildwuchs begünstigt, der nicht zuletzt auch durch die Übernahme von Firmen im Mittelstand seltsame Blüten getrieben hat. Mehrere unterschiedliche Business-Plattformen wurden entweder stark angepasst oder intern weiterentwickelt. Wieder anderen ERP-Projekten sieht man die fehlende internen Ressourcen bei der Pflege oder die mangelnde Unterstützung seitens der Hersteller an. Schließlich haben Unternehmen für die Lieferkettenplanung, die Lagerhaltung oder das Finanzmanagement Lösungen von Nischen-Anbietern eingeführt, die auf ihre ERP-Systeme aufsetzen. Mit dem Ergebnis, dass heute fast alle Unternehmen heterogene IT-Umgebungen mit einem Sammelsurium von Anwendungen, selbstentwickelten Schnittstellen und zahlreichen unterschiedlichen Plattformen besitzen. Deren Synchronisation bereitet vielen Unternehmen schon jetzt Kopfschmerzen – von einer Migration ganz zu schweigen.

Kurz und schmerzhaft: der Komplettaustausch

Es ist also nicht verwunderlich, dass viele Unternehmen auf ihre alten, vertrauten ERP-Systeme setzen. Dennoch gibt es eine Reihe von kostengünstigen und effizienten Optionen für Unternehmen, die aufrüsten wollen. Das berüchtigte ‚Rip and Replace’ ist nur dann eine Option, wenn die bestehende ERP-Lösung keinen Mehrwert für das Geschäft bringt oder das Wachstumspotenzial einschränkt. Sinnvoll ist sie auch, wenn der Hersteller nicht nur die Weiterentwicklung, sondern auch den Support eingestellt hat. Eine solche Migration birgt jedoch immer die Gefahr, dass der Geschäftsbetrieb leidet. Um das Risiko während der Migration zu minimieren, ist es entscheidend, mit einem Dienstleister zu kooperieren, der die Branche kennt, der ähnliche Implementierungen schon öfters durchgeführt hat und der eine Referenzliste mit effizient realisierten ERP-Projekten vorweisen kann. Nach einer Due Diligence-Prüfung (engl.: sorgfältige Prüfung) sollten sich Unternehmen dann für das ERP-System eines Herstellers mit langfristiger finanzieller Stabilität und Rentabilität entscheiden. Dabei muss beachtet werden, dass eine effektive ERP-Implementierung den richtigen Einsatz der zur Verfügung stehenden Mittel und Ressourcen kombiniert.

Wenn das ERP-System Teile der Geschäftsprozesse noch perfekt abbildet, ist zeit- und kostengünstiger, es zu aktualisieren oder einige seiner Komponenten zu erweitern. Aber bis heute bieten viele Software-Anbieter ihren Kunden keine richtigen Upgrades: Kunden müssen entweder ihr gesamtes ERP-System aufrüsten oder nur einzelne Komponenten davon. Eine Kombination ist meist nicht möglich. Die Softwareentwicklung verändert sich derzeit jedoch: von einer anwendungszentrierten Entwicklung hin zu einer serviceorientierten Architektur (SOA). Beim anwendungszentrierten Ansatz verteilt der Anbieter regelmäßige Updates für die Software. Manchmal sind aufwändige Verbesserungen notwendig, häufiger jedoch sind kleinere Features oder Fehlerbehebungen ausreichend. Leider bietet dieser Ansatz nicht die Möglichkeit, ein Upgrade auf das Finanz-Modul aufzuspielen, ohne dass die anderen Module des ERP-Systems davon betroffen sind.

Eine Serviceorientierte Architektur (SOA) kann helfen, dieses Problem zu beheben. SOA bedeutet nicht, das Kernprodukt mit neuen Funktionen zu versehen, sondern das ERP-System mit sinnvollen Komponenten zu erweitern. Diese Komponenten können in Abhängigkeit zum Kern-ERP arbeiten, indem sie einzelne Funktionen des Hauptsystems übernehmen oder auch komplett neue Geschäftsprozesse unterstützen. Das Modell bietet den Kunden damit mehr Flexibilität. Die eigentliche Veränderung bei SOA ist, dass das ERP-System, wie wir es kennen, bald der Vergangenheit angehören könnte. Zu einem gewissen Grad ist dies bereits eingetreten, aber zu viele Anbieter versuchen, das alte Paradigma zu wahren. Und das, obwohl Unternehmen heute sowohl zentral als auch über mehrere Standorte verteilt operieren und ihre Geschäftssoftware sich diesen Anforderungen stellen muss. Hier kommt SOA ins Spiel: Mit SOA bleiben Kunden beweglich und passen sich den Veränderungen der Umwelt an. Was zählt, ist Flexibilität.

Bei der ERP-Aktualisierung muss bewertet werden, welche Anwendungen intern laufen müssen und ob Applikationen über externe Service Provider genutzt werden können. Stichwort Cloud Computing und Software as a Service (SaaS): Beides sind vorherrschende Trends; viele Analysten sagen diesen Technologien ein rasantes Wachstum voraus. Sie werden angetrieben durch eine steigende Nachfrage nach Flexibilität und den Zwang, Kosten einzusparen. Bei Cloud Computing und SaaS werden die Gebühren auf monatlicher Grundlage von Verträgen im Rahmen einer Service Level-Vereinbarung entrichtet. Auf den ersten Blick ist SaaS sehr attraktiv: Es erfordert keine großen Investitionen für Lizenzen oder für den Support der Infrastruktur und amortisiert sich so relativ schnell. Analysten prognostizieren aber, dass eine On Premise-Lösung (lokale Installation) nach drei Jahren bereits weniger kostet, da die Anlagevermögen für diese Lösungen an Wert verlieren. Deshalb ist eine gründliche und langfristige Finanzplanung wichtig.

In Wirklichkeit haben sich bisher wenige Unternehmen dazu entschlossen, ihr bestehendes On Premise-ERP ganz in die Cloud zu verlagern. Viele sind skeptisch und betrachten es als Risiko, Geschäftsdaten oder maßgeschneiderte, komplexe Anwendungen und Prozesse in eine solche Umgebung zu verlagern. Analysten schüren diese Befürchtungen mit Warnungen zur Datensicherheit, der mangelnden Flexibilität oder zu entstehenden Kosten für die Beschäftigung von Systemintegratoren und Beratern, die mit Anpassung, Konfiguration und Integration einer SaaS-Anwendung in die bestehenden, komplexen On Premise-Systeme betraut sind. Tatsächlich können diese Systeme alle ohne größeren Aufwand mit SaaS-Anwendungen kombiniert werden: entweder per Batch-Synchronisation oder über Webdienste für die Echtzeit-Integration mit unterschiedlichen Komplexitätsgraden.

Einige Beobachter kritisieren, SaaS würde nur die grundlegenden Anforderungen des Unternehmens abdecken, was allerdings falsch ist. Zwar gibt es Grenzen, aber SaaS-Anwendungen sind in hohem Maße im Bereich der Metadaten konfigurierbar und bieten so ein hohes Maß an Anpassungsmöglichkeiten. Dennoch bleiben einige Lücken für umfangreiche End-to-End-Prozesse, die komplexe Workflow- oder Business Process Management-Fähigkeiten erfordern. Aus diesen Gründen eignen sich SaaS-Anwendungen idealerweise für strategische Erweiterungen und nicht als Ersatz für ein bestehendes On Premise-ERP.

Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Unternehmen allerdings Vorsicht walten lassen. Sie sollten die monatlichen Umsätze der Anbieter evaluieren, um so deren Liquidität zu prüfen. Nur so kann man sich vor einer drohenden Insolvenz des SaaS-Providers schützen. Außerdem sollten Unternehmen stets auf eine effektive Service Level-Vereinbarung (SLA) über die grundlegende Verfügbarkeit des Systems bestehen. Service Level-Vereinbarungen garantieren eine durchgängige System-Performance, die Sicherheit der Daten und die entsprechende Reaktionszeit bei der Behebung von Störungen. Für alle Fälle sollten Entscheider zusätzlich auf eine Geld-zurück-Garantie bestehen.

Solide Anbieter bevorzugen

2010 werden mehr Unternehmen auf SaaS und hybride Systemlandschaften setzen. Trotz aller Vorteile und wachsender Marktanteile von SaaS werden On Premise-Anwendungen nicht verschwinden. Denkt man allein schon an die zahlreichen Mainframe-Anwendungen, die heute noch im Einsatz sind und an verschiedene gesetzliche Vorgaben, die es verbieten, bestimmte Daten außerhalb des Unternehmens zu speichern. Daher werden hybride Umgebungen mit Kombinationen aus On Premise-Lösungen und modernen Cloud-Anwendungen früher oder später zum Standard werden. Eine komplette ERP-Überholung ist heute also nicht mehr die einzige Option. SOA und SaaS liefern mit ihren hybriden Implementierungen die nötige Flexibilität, die in letzter Zeit so heftig diskutiert wurde. Beide Technologien haben ihren Praxistest bestanden und sind zu einer echten wirtschaftlichen Alternative geworden, um ein ERP-System zu modernisieren. -sg-

Infor Global Solutions GmbH, Friedrichsthal, Tel. 06897/98330, http://www.infor.com

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