Die Auswahl eines ERP-Systems sollte gut geplant und wohl überlegt sein. Bereits vor der Einführung der Unternehmenssoftware sind grundlegende Kriterien und Kostenbetrachtungen zu beachten. Im Fokus sollte dabei immer der Vergleich mehrerer ERP-Anbieter bezüglich Langzeitkosten und Software-Qualität stehen. Ein Projektbegleiter mit Branchenerfahrung kann bei der Planung und Umsetzung wertvolle Hilfe leisten.
Am Anfang eines Auswahlprozesses stehen meistens diese Fragen: Was ist der Anlass für die Auswahl einer neuen Unternehmenssoftware? Welche Ziele verbindet das Unternehmen mit der ERP-Einführung? Welches sind die Erwartungen der Geschäftsführung? Die Entscheidung für ein ERP-System ist immer Chefsache, sie sollte aber auch von der gesamten Organisation mitgetragen werden. Die Akzeptanz der neuen Unternehmens-IT ist höher, wenn Key User schon in der Auswahlphase mit einbezogen werden. Ein methodischer Auswahlprozess hilft den Unternehmen festzustellen, ob die zur Auswahl stehenden ERP-Systeme die internen- und übergreifenden Geschäftsprozesse unterstützen. Auch das Aufzeigen von für das Unternehmen typischen Engpässen muss mit dem ERP-System möglich sein.
Schon bei der Präsentation sollte man darauf achten, in welchem Maß sich das ERP-System den individuellen Anforderungen des Unternehmens anpasst und wie die zukünftigen Anwender die Benutzerfreundlichkeit beurteilen. Den ERP-Anbietern sollte im Vorfeld der Präsentationen immer die Gelegenheit gegeben werden, das Unternehmen und seine Arbeitsweise kennen zu lernen. Nur so wird eine Präsentation der einzelnen Systeme aussagekräftig. Darüber hinaus sollten bei der Live Demonstration des ERP-Systems immer Originaldaten und -Prozesse aus dem Unternehmen verwendet werden. Und: Es stellt sich die Frage, wie sich zukünftige Anforderungen im ERP-System abbilden lassen. Manche ERP-Systeme bieten hier beispielsweise eine skalierbare Plattform an, die sich über regelmäßige und unkomplizierte Upgrades erweitern lässt.
Langzeitbetrachtung der Kosten
Die Kosten, die ein ERP-System verursacht, sollten immer über einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren verglichen werden, noch besser ist ein Zeitraum von mehr als zehn Jahren, da Unternehmen in der Regel länger als zehn Jahre mit ihrer ERP-Software arbeiten werden. Ein Vergleich ist beispielsweise über den TCO-Ansatz (Total Cost of Ownership) möglich, der Ende der 1980er Jahre von der Gartner Group geprägt wurde und der eine ganzheitliche Sicht auf die Investition bietet. Er ermöglicht den Vergleich mehrerer alternativer Anschaffungen und die rationale und objektive Berechnung eines Return of Investment (ROI). Von besonderem Interesse im Auswahlverfahren sind auch die laufenden Kosten beim Betrieb der Software. Viele ERP-Anbieter legen in der Verkaufsphase die Kosten für zukünftige Funktionserweiterungen nicht offen. Bei manchen Anbietern können diese Kosten durchaus denen einer Migration entsprechen.
Beim technologischen Integrationsgrad gilt es drei Aspekte zu beachten, die für die Nachhaltigkeit einer ERP-Lösung bürgen: erstens der funktionale Integrationsgrad. Im Zusammenhang mit ERP-Systemen wird von weniger integrierten und hochintegrierten Systemen gesprochen. Eine hochintegrierte Software verbindet in ihrer Geschäftslogik alle Kernfunktionalitäten des ERP-Systems wie beispielsweise Materialwirtschaft, Rechnungswesen, Produktionsplanung und CRM. Hochintegrierte Systeme bieten daher eine größere Zukunftssicherheit als Lösungen die aus zusammengestückelten Einzelkomponenten bestehen.
Zweitens – die Offenheit des Systems: Ein ERP-System muss in der Lage sein, ergänzende Drittlösungen wie SCM, Personalwesen, Business Intelligence oder PLM-Komponenten einfach zu integrieren. Die Verfügbarkeit der notwendigen Schnittstellen sollte bei der Auswahl des Systems in jedem Fall abgefragt werden.
Drittens – die Plattformunabhängigkeit: Technologische Abhängigkeiten engen ein und können kostspielig werden. Es gilt der Grundsatz: Je unabhängiger eine Software beispielsweise vom Betriebssystem oder der Hardwareplattform ist, desto besser. -sg-
