Dokumenten/Workflow-Management-Systeme

Durch die zahlreichen modernen Kommunikationsmöglichkeiten haben Unternehmen heute mit einer Vielzahl von Dokumenten zu tun: Originaldokumente in Papierform wie Briefe oder Verträge, halbelektronische Dokumente wie Faxe sowie elektronische Dokumente wie E-Mails und Dateien. Bei der Verwaltung dieser Informationen unterstützen Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) in Kombination mit intelligenten Workflows.

In vielen Unternehmen ist es immer noch gängige Praxis, Dokumente zu kopieren, auszudrucken, weiterzuleiten, zu verteilen und an dezentralen Orten – leider oft auch in unterschiedlichen Versionen – abzulegen. Es wird also immer schwieriger, die korrekte Information schnell zu finden, weil es kaum noch möglich ist, die Inhalte von sämtlichen Aktenordnern, Festplatten oder E-Mail-Systemen systematisch zu ordnen und immer auf dem aktuellen Stand zu halten. Die Folge: Mühsame, zeitintensive Suchvorgänge in einem schier unüberschaubaren Berg an Informationen, die manchmal trotz großer Anstrengungen nicht von Erfolg gekrönt sind. Dies führt wiederum zu unwirtschaftlichen Arbeitsabläufen, unzufriedenen Kunden und überlasteten, demotivierten Mitarbeitern.

Unternehmen, die sich für ein DMS entscheiden, möchten in der Regel folgende Herausforderungen in den Griff bekommen: die Informationsmenge, die Informationsvielfalt und den Organisationsaufwand.

Informationsmenge: Wenn die aufzubewahrenden Papierberge und die wachsende elektronische Informationsmenge zum Problem werden, müssen die Dokumente kostengünstig archiviert werden.

Informationsvielfalt: Liegt die Herausforderung in der Vielfalt, muss die schnellere Verfügbarkeit und effizientere Nutzung der Informationen das Ziel sein – die Hauptaufgabe eines DMS.

Organisationsaufwand: Ist der Organisationsaufwand in der Vorgangsbearbeitung zu hoch, muss er durch effizientere Prozesse reduziert werden. Dies ist bei Unternehmen mit komplexen Prozessen der Fall, zum Beispiel bei vielen Abteilungen, die in zahlreiche Vorgänge eingebunden sind. Hier sind Dokumente nicht nur Informationsträger, sondern auch Medien zur Organisation von Abläufen oder internen und externen Geschäftsfällen: zum Beispiel Formulare, deren Laufweg einen festgelegten Prozessablauf von der Antragstellung bis zur Genehmigung − in der Regel durch eine oder mehrere Unterschriften − beschreibt, oder Berichte, zu denen mehrere Stellen einen Beitrag leisten müssen. Dies wird als „geschäftsfallorientierte Bearbeitung“ bezeichnet. Eine effizientere Steuerung dieser Prozesse kann mit Workflow-Komponenten erreicht werden.

Alle drei Komponenten – Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow-Management (auch BPM, Business Process Management) – werden in Fachkreisen unter dem Begriff ECM (Enterprise Content Management) zusammengefasst. Dokumentenmanagement ist also zunächst nicht eine technische Fragestellung, sondern ein Problem der Informationslogistik. Technische Fragestellungen sollten erst nach der Festlegung der Geschäftsziele und des Informationsbedarfs des Unternehmens erörtert werden.

Eine weitere Aufgabe eines Dokumentenmanagementsystems ist die so genannte Versionskontrolle: Festzuhalten, wann welches Dokument von wem geändert wurde und welches die genehmigte Schlussversion ist. Mit einer Software für Dokumentenmanagement schaffen Unternehmen eine einheitlich strukturierte, vollständige und zentrale Dokumentenverwaltung: Alle Informationen – gleichgültig, aus welcher Quelle sie ursprünglich stammen – sind jederzeit und an jedem Standort in der korrekten Version abrufbar. -sg-

Sage, Frankfurt/Main, Tel. 069/50007-0, www.sage.de

Wissen nutzen

Bereits hier kann ein PDM-gestütztes Dokumentenmanagement seine Stärken ausspielen: Nach einer gezielten Suche anhand von Metadaten wie Autor, Titel, Projekt oder Änderungsdatum werden Ergebnisse übersichtlich angezeigt, Vorschaubilder des Dokumentinhalts helfen zusätzlich bei der Auswahl. Suchanfragen können unter einem Namen abgelegt und jederzeit erneut aktiviert werden. Natürlich können auch die Dokumentinhalte bei der Recherche berücksichtigt werden, wenn Inhalt und Metadaten intelligent für das Ranking nach ihrer Relevanz kombiniert werden wie von Google & Co. gewohnt.

Es empfiehlt sich, Dokumente systematisch über eine mehrstufige Stichwortstruktur zu klassifizierten. Anwender werden durch diese Struktur in der für sie vorgesehenen Sprache geleitet, spätere Recherchen leiden nicht unter Eingabefehlern oder sprachlichen Missverständnissen. Eine kombinierte Metadaten- und Volltextrecherche ermöglicht flexible Suchoptionen, wobei die Gültigkeitsmechanismen im PDM/PLM-System bei den Ergebnissen den Blick auf den jeweils aktuellen Dokumentstand lenken. Mit einem integrierten Vorlagenmanagement kann darüber hinaus Unternehmenswissen im Sinne von „Best Practice“ unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden, beispielsweise als Plan, Spezifikationsoder Checklistenvorlagen.

Dokumente sind oft das Ergebnis von Teamarbeit. Entwickler und „Office Worker“ arbeiten dabei heute oft Projekt-, Auftrags- oder Produkt-bezogen. Sie möchten sich deshalb schnell in einem solchen Kontext orientieren und die für sie wichtigen Dokumente identifizieren können. Ein PDM/PLM-System kann solche Zusammenhänge und die dazu gehörenden Dokumente übersichtlich darstellen. Spielen verschiedene Sichten eine Rolle, müssen Ordner oder Mappen nicht manuell gepflegt werden, da beispielsweise eine Freigabemappe automatisch versorgt wird, wenn ein Dokument freigegeben wird.

Autoren können ein Dokument für einen bestimmten Zeitraum reservieren oder auch die parallele Bearbeitung zulassen. Änderungen lassen sich durch Versionen dokumentieren und das Ergebnis durch Freigabe-Workflows zertifizieren. Arbeitsergebnisse werden aber auch von Mitarbeitern anderer Abteilungen oder sogar Standorte verwendet. Umso wichtiger ist es, Dokumente auch ohne besondere Abstimmung nutzen zu können. Geltungssicherheit ist hier eine wichtige Voraussetzung: Ist das Dokument aktuell oder wird an einer neuen Version gearbeitet? Ein PDM/ PLM-System informiert auch darüber. Zudem erschließt die automatische Umwandlung – zum Beispiel im Zuge der Dokumentfreigabe – in neutrale Formate wie tiff, pdf oder 3D-Neutralformate, spezialisierte CAD- oder Publishing-Dokumente einem breiten Nutzerkreis im Unternehmen und darüber hinaus.